ちょっとした現金システムは、各取引を記録することなく、企業が小さな費用を素早く支払うのを助けます。それは物資または他の低ドルの費用の支払いのために確保されている現金の独立した資金です。小額現金基金を適切に管理し、税務上の目的で正しく記録するには、基金を安全な場所に保管し、頻繁に調整する必要があります。
ペティキャッシュシステム
いくつかの小売業は彼らの手形から小さな費用を実行しますが、適切な小額現金システムは箱または引き出しに固定額のお金を確保し、小さな費用の支払いにそれを使用することを意味します。経費の領収書は、取引からの変更とともに箱に入れられます。領収書と残りの現金の合計は常にあなたが始めた金額と等しくなければなりません。たとえば、100ドルの小額現金基金を持っていて事務用品に27.52ドルを使うと、購入の領収書に基金の残りの金額を加えた金額は100ドルになります。
領収書
IRSは75ドルを超えるすべての費用の領収書を要求しますが、それがどんなに小さな額であっても、すべてのささいな現金取引の領収書を受け取るのは良い習慣です。あなたが資金を補充する必要があるとき、領収書は小額の現金補充小切手へのバックアップを提供します。小額の現金が少なくなったときは、さらに追加する前に、常に領収書との残高を確認してください。資金を補充するには、会社の小切手を "Petty Cash"に書いて現金で現金を入れます。領収書と小計現金照合表は、会計システムに入るために簿記係に送られます。
報告
小口現金調整シートと領収書は、小口現金補充小切手のバックアップです。銀行取引記録簿にそれらを1つの取引として入力し、各カテゴリに小計を割り当てます。たとえば、領収書の合計が97.12ドルで、事務用品が29.88ドル、メンテナンスが43.02ドル、プロモーションが24.22ドルの場合、取引は銀行口座に97.12ドル、オフィス用品に29.88ドル、メンテナンスには43.02ドル、プロモーションには24.22ドルの貸方が付きます。
記録を残す
他の事業経費と同様に、IRSでは、領収書などを7年間バックアップすることが義務付けられています。領収書を小口現金調整シートの裏面に添付し、入力時にファイルします。領収書は明るい場所に保管してください。感熱紙に印刷された領収書の中には、保管要件が満たされるよりもずっと前に色落ちするものがあります。
