お問い合わせレターの書き方照会状を使用して、就職先、製品やサービスに関する情報の収集、家族歴や系譜の調査を行うことができます。開封され、読まれ、そして返答されるであろう照会レターを書くためのいくつかの役に立つヒントがここにあります。
手紙が確実に読まれるように、手紙または封筒を梱包してください。会社に送る場合は、メールルームでの混乱を避けるために、その手紙が適切な人に宛てられていることを確認してください。
お問い合わせレターの早いうちに読者の注意を引いてください。
単純だが直接的な言葉を通してあなたの意図を明記しなさい。あなたが雇用についての質問を書くならば、あなたの強みまたはあなたが彼らのニーズをどのように満たすことができるかを確認してください。
あなたが勧誘したり、何かを売ろうとしていないことを明確にしてください。特に系譜の要求の場合に個人情報を要求する場合、人々は迷惑メールには用心しています。
真実の情報を伝えなさい。祖先間のつながりを探している場合は、具体的な名前と日付を入力してください。製品に関する情報を探しているなら、その理由を説明してください。あなたが雇用の機会を探しているなら、あなたの業績について正直になりましょう。
返信の可能性を高めるために、自己宛名付きの封筒を同封してください。
手紙に個人情報と連絡先番号が含まれていることを確認してください。手紙の受取人が、あなたの情報をオンラインで検索したり、不正確または古くなっている可能性がある場所で検索したりすることなく、連絡を取りやすくします。
最初の回答がない場合は、フォローアップの手紙を検討してください。
ヒント
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雇用に関する問い合わせには、あなたの履歴書と重複しない正式な書簡が必要です。これは、封筒に合った上質紙に入力する必要があります。あなたは手書きの手紙で他の質問を個人化するかもしれません、しかしそれが読みやすいことを確認してください。入力か印刷かにかかわらず、必ずすべての照会書に署名してください。
