書面によるコミュニケーションには、意味のあいまいさの排除、複製の容易さ、永続性など、口頭によるコミュニケーションよりも明らかな利点がいくつかありますが、ビジネス、学術または個人的なコミュニケーションには必ずしも最良の選択ではありません。文書によるコミュニケーションの不利な点を理解することは、あなたがどんな状況にも最適なコミュニケーションモードを決定することをあなたに決めます。
非人格性
文書によるコミュニケーションは口頭によるコミュニケーションよりも個人的ではないため、感情的なメッセージにはあまり理想的ではありません。例えば、ほとんどの人は、解雇されたり、昇進したり、関係を終えたり、結婚を提案したりするような重要なニュースは、直接伝えられるべきだと感じています。書面または電子メールを介して通信することも、対人関係を築く上で対面式の通信よりも効果的ではありません。
誤解の可能性
書かれたコミュニケーションには、声調や表情のニュアンスが含まれていないため、ミスコミュニケーションが起こりやすくなります。ユーモアと皮肉は書面によるコミュニケーションで伝えることが特に困難であり、侮辱と解釈されるかもしれません。これは人々に、より正式な、真剣な口調での執筆を余儀なくさせ、書面によるコミュニケーションの非人間的な性質に貢献します。
瞬間的なフィードバックの欠如
口頭でのコミュニケーションは一般に瞬間的な口頭および非口頭によるフィードバックを生成し、それはしばしば話者の次の発言を知らせます。書面によるコミュニケーションにはこの重要な要素が欠けており、テキストメッセージやインスタントメッセージのようなある種のデジタルコミュニケーションでさえ、書面による応答は口頭によるコミュニケーションの自発性を欠いています。書面によるコミュニケーションは、観客のニーズを満たすため、質問を明確化するため、または反論に答えるためにすぐに調整することはできません。さらに、誤解が発生した場合、作家はそれを修正するのに間に合うようにそれについて知ることができないかもしれません。
コスト、材料、保管
書面によるコミュニケーションは、口頭によるコミュニケーションよりも時間がかかることが多いため、ビジネスにとっては費用がかかる可能性があります。さらに、書面による通信のハードコピーは、プリンタ、インクおよび紙を必要とし、また記憶スペースを占有する。多くの場合、電子通信も記憶されなければならないが、そのような記憶のスペースおよびコストの観点からのコストはハードコピー記憶の場合よりもはるかに少ない。ハードコピーであろうと電子的であろうと、保管されている資料は誤って紛失または破壊される可能性があります。
責任
書面によるコミュニケーションの永続性は、責任問題を引き起こす可能性があります。たとえば、発話された発言は簡単に忘れられることがありますが、電子メール、メモ、およびその他の文書は、それらが書かれた数年後でさえも、法廷で証拠として使用することができます。さらに、書面によるコミュニケーションを簡単に複製できるため、リスクが高くなります。たとえば、話し言葉以外の冗談は少数の人々を怒らせるかもしれませんが、不適切な電子メールは即座に何千人もの受信者に転送される可能性があります。
