従業員の不正行為に対処する企業倫理規定は、信頼のある環境を確立するための一歩です。しかし、強力な方針を持っていても、不正行為が発生したときに従業員が前進するよう説得することは、事業主にとって大きな課題となる可能性があります。このため、良い行動基準をあなたのビジネスの使命とビジョンに統合するプログラムと行動を通して従業員を支援することは非常に重要です。
入門
それはあなたのビジネスに適用されるように職場の不正行為を定義します。一般的な例としては、盗難、詐欺、セクハラ、露骨な差別、個人的な業務の遂行、職場での個人的な電子メールの送受信などがあります。文書化された行動基準を介して、および倫理研修の一環として、この定義を新入社員および現在の職員に伝達する。従業員の監視は標準的なビジネス慣行であることを全員に知らせることで、職場のコミュニケーションを見たり、聞いたり、読んだりするあなたの法的権利を保護します。前向きで直接的なアプローチのもう1つの利点は、監視手順を事後対応的な管理ではなく予防的な管理に変えることです。
不正行為監視計画
従業員が標準的な操作手順に従い、職場で個人的な業務を行っていないことを確認するための戦略として、通話監視とコンピュータ監視を実施します。通話監視には、ランダムに選択された電話の会話をリアルタイムで聞くこと、または後でそれらを録音して聞くことが含まれます。会話が開始される前に、品質管理の目的で会話が録音されている可能性があることを発信者に通知することにより、連邦のプライバシー保護法に従います。コンピュータ監視テクノロジには、画面に表示されているものとコンピュータ端末やハードディスクに保存されているものの両方を確認できるソフトウェアプログラムが含まれています。これは、インターネットの使用状況や電子メール通信を監視したり、詐欺や盗難を防止するのに役立ちます。ビデオ監視カメラをレジの場所、保管場所、休憩室に設置して内部の盗難を防止します。
監査手順
録音された電話での会話と通話記録、コンピュータログ、ビデオ監視テープ、および是正処置の報告を確認して、これまでに検出されていない不正行為を特定し、行動の傾向を特定します。不正行為のインシデントおよび傾向に対処する際には、監査チェックリスト、コメントおよび要約書を作成して使用する。措置を取る前に、監視中または違反している従業員との監査中に発見された不正行為の違反を確認してください。情報や観察された行動が誤解されたり、文脈から外されたりした可能性があります。是正措置を取るかどうかを決める前に、従業員が説明をする機会があるべきです。
従業員の報告を奨励する
良い例を示して、従業員に不正行為を報告するように勧めてください。不正行為を防止し対処することに強いコミットメントを維持する。経営陣の内部でオープンドアの方針を実行し、従業員が不正行為を匿名で報告する方法を提供し、従業員が不正行為の報告を職務の通常の一部と見なす文化を作り出す。あなたのコミットメントが強くなり、不正行為の報告をより強く支持するようになればなるほど、従業員があなたのリードに従って不正行為事件を報告する可能性が高まります。
