現金の職務分掌は、従業員による偶発的および意図的な金銭的損失のリスクを減らすための戦術です。会社から現金を盗む可能性が最も高いのは、職務分掌がない職場環境にいる長期従業員です。現金の職務分掌は大企業で最も一般的ですが、中小企業でも最小限の職務分掌またはマネージャに徹底して現金職務を監督しレビューさせることで恩恵を受けることができます。現金ビジネスにおける職務の適切な分離には、承認、保管、記録および調整が必要です。
承認
承認は、CoCの最初のステップです。一人の職員のみが職務を遂行する権限を与えられています。たとえば、ある人は郵便や小切手を受け取ることができますが、小切手を自分の管理下に置いたり、記録したり、小切手が入力された元帳を調整したりすることはできません。さらに、彼は預金を許可または準備することができますが、彼はお金を預けるために銀行に行くことができません。時には、中小企業では、小切手を承認した人が他の従業員または管理者がそれを預けて記録した場合にのみ小切手を調整できます。
親権
親権の長さは義務によって異なります。たとえば、ほとんどの場合、8時間シフトのためにお金を処理するレジ係は、自分の現金引き出しを調整するべきではありません。彼女が1日の終わりの合計を数えて記録することは容認できますが、上司は合計を調整して現金と領収書を照合する必要があります。これにより、すべてのお金が計上され、欠けているものがないことが保証されます。
録音
記録は、管理者または従業員が会社の会計帳簿に現金合計を物理的または電子的に記録することを要求する現金義務です。この現金義務は、お金に続く紙の道を保証します。前の例では、キャッシュドロワーを調整したマネージャは、他のマネージャに入金または手持ちの現金で現金を記録させる必要があります。複数の人々が現金を処理している場合、監護の連鎖全体にわたって職務を分離することが不可欠です。
和解
和解は、現金の義務とCoCの分離の最後のステップです。それはお金を扱う人全員が現金、小切手または預金を正しく説明したことを保証します。マネージャまたは従業員がその日または週の現金の合計を調整すると、それは、企業が会計上の誤りを見つけたり、潜在的な内部盗難を発見したりする機会を提供します。事業は常に、お金を受け取った、取り扱った、または記録した人とは異なる人と和解するべきです。
