都市や郡などの組織や政府機関が商品やサービスを必要とする場合、彼らは可能な限り最良の取引を実現したいと考えています。最良の交渉を得るために、彼らは提案の要請（RFP）、見積もりの要請（RFQ）または入札の要請（RFB）と呼ばれる勧誘文書を発行します。これらの法的文書は、要求されている商品またはサービスの供給に入札するよう企業に勧めます。これらの資料がすぐに必要になると、入札は数日間しか受け付けられない場合があります。このような場合、組織または政府機関は、入札者に全入札ではなく入札メモを完成して提出するように要求することがあります。
ボックスまたは「入札番号」というラベルの付いた行に入札番号を記入します。これは、あなたが入札しているプロジェクトを正確に入札を要求している組織または政府機関に通知します。入札番号を記入する日付を日付というボックスまたは行に入力します。
入札のタイトルをボックスまたは「プロジェクト名」または「タイトル」という行に記入します。これは勧誘文書の表紙にあります。プロジェクトの場所をボックスまたは「場所」というタイトルの行に記入します。あなたが商品を提供するために入札している場合、場所はあなたが商品を配達することになる場所です。
あなたの会社情報を含めてください。あなたの会社の名前、電話番号、住所および入札を書いて承認する従業員の名前を書くためのボックスまたは行があります。
要求された作業の種類をボックスまたは「作業の種類」という行に記入してください。たとえば、工事管理サービスを提供するように入札している場合は、「工事管理」と記入します。
あなたが組織または政府機関に提供しようとしているものを「含まれる作業」セクションの下に書きます。提供される各サービスまたは製品について、「入札金額」セクションの下に、「含まれる作業」セクションの右側に、支払いを要求している金額を記入します。 合計単価ボックスまたは行の単価合計列を合計します。
「補遺の承認」セクションに記入してください。勧誘文書に変更があった場合、補遺は組織または政府機関によって発行されます。このセクションには補遺の番号と発行日を記載してください。この情報は個々の補遺にあります。常に補遺が発行されるわけではありません。追加事項がない場合は、このセクションを空白のままにします。
