あなたが秘書や行政助手として働くつもりなら、あなたはあなたが正しいスキルを持っていることを確認する必要があります。秘書および事務補佐の役割は近年急速に変化しており、これらの個人が必要とするスキルも同様に進化してきました。どのスキルと能力が最も重要であるかを理解することはあなたの仕事探しをより簡単にそしてより成功させることができます。
コンピュータのスキル
ほとんどの秘書業務は現在コンピュータで行われているので、秘書は堅実なコンピュータスキルを持っていなければなりません。これらのスキルには、Microsoft Officeのような主要なオフィスソフトウェアパッケージを使用する能力が含まれています。すべての企業が最新のバージョンを使用しているわけではないので、幹事らはMicrosoft Officeのいくつかの異なるバージョンに精通しているべきです。
よいコミュニケーション力
書記と口頭の両方で、秘書はしっかりしたコミュニケーションスキルを持っている必要があります。秘書は上司に代わってコミュニケーションをとるよう求められることが多く、彼らは自分自身とその雇用主を可能な限り最高の光の中で提示できる必要があります。秘書は上司からの最小限の指示のみで手紙を作成するように求められることがよくあります。それは彼らが英語の優れた指揮と、ビジネスエチケットと適切なビジネスコミュニケーションフォーマットをしっかりと把握していなければならないことを意味します。優れたコミュニケーションの必要性は、電子メールやインスタントメッセージングのような比較的非公式なコミュニケーションから、ビジネス提案や正式な手紙まで、あらゆる分野に広がっています。
入力と管理スキル
一日の大部分は文字、メモ、Eメール、およびその他の書面によるコミュニケーションの入力に費やされるので、秘書は非常に強力なタイピングスキルを持つ必要があります。多くの雇用主は秘書の応募者にタイピングテストを受けることを求めているので、面接の前にあなたのタイピングスキルを準備し練習してください。多くの秘書も基本会計や給与計算などの管理機能を実行します。秘書の職業では強力な数学のスキルが重要であるため、それらのスキルを磨くことは非常に重要です。
人のスキル
強力な対人関係のスキルは、秘書または行政助手にとって不可欠です。これらの個人は日常的にさまざまな部署と協力しており、仕事を効果的に行うためには組織内の全員と仲良くできる必要があります。秘書は組織外の人々とも仕事をしており、上司の代役を務めることがよくあります。友好的な態度と他人と仲良くする能力はこの仕事のために不可欠です。
