大小を問わず、多くの企業は、従業員が小額の購入を完了したり、その他の事業関連の費用を支払ったりするための手段として、会社発行のクレジットカードを利用しています。誤用の可能性を減らすために、カードの使用に関する明確に定義されたポリシーを従業員とその上司に伝達する必要があります。これらのポリシーは、適切な使用方法、セキュリティ、制限事項、レビュー手順などの問題に対処する必要があります。
カード会員の責任
ビジネスクレジットカードの受け取りを選択された従業員は、カードのセキュリティ、および会社関連情報のプライバシーに対して責任を負うべきです。この責任には、カードを安全な場所に保管すること、カードの個人識別番号を保護すること、および不正行為の陳述を検討することが含まれるべきです。会社のクレジットカードは、カード所有者以外には絶対に使用しないでください。紛失または盗難にあったカードは、できるだけ早くカード発行者と会社に報告する必要があります。
支出制限
会社のクレジットカードには、従業員の予想されるニーズに応じた支出制限を含める必要があります。これらの制限は、発行時に従業員に伝えられ、厳守されるべきです。従業員は、使用量がこの制限を超えないようにするか、または制限を超えた罰金や手数料を支払う必要があります。会社のクレジットカードを現金の前払いに使用しないでください。
使用状況レポート
従業員は、指定された監督者への定期的な使用報告について責任を負うべきです。これらのレポートには、個人の請求、元の領収書、および適切な会社の会計コードの詳細な説明を含める必要があります。この情報は、該当する月次明細書に添付し、支払い遅延を回避するのに十分な時間をかけて送信する必要があります。
個人的な使い方
従業員報酬パッケージの一部として含まれていない限り、会社のクレジットカードの個人的な使用は許可されるべきではありません。個人的な用法は、事業の運営または関連費用に直接関連しないすべての料金として定義されるべきです。緊急事態での個人的な用法は、追加説明と会社への即時返済を必要とするべきです。
利用レビュー
従業員のクレジットカード使用状況の確認は定期的に実施する必要があります。この見直しは、従業員の直属の上司と事業会計部門のメンバーの両方が実施する必要があります。従業員の上司は、従業員の職務に応じて適切で適切な使用方法を決定する責任を負います。経理部門は、支払いとクレジットが適切に処理され、使用限度を超えていないことを確認する必要があります。
