現金、小切手、電子送金、その他の方法にかかわらず、会社が費用を支払うためにお金を使う場合、これは会計の世界では現金支払いとして知られています。現金支出報告書は、何らかの理由で会社によって支払われた現金を含むすべての取引の記録です。レポートは通常、QuickBooksなどの会社の会計ソフトウェアパッケージによって生成されます。
ヒント
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現金支出報告書は、会社によって支払われた現金を含む個々の取引すべての記録です。
現金支払いとは何ですか？
現金支出は、会社の損益計算書に表示される経費合計を構成する個々の経費取引を表します。これには、賃金と給与、在庫、外部の法務サービス、建物の賃貸料、および会社が負担するその他すべての費用の支払いが含まれます。会社が請求書を支払うとき、それはその会計ソフトウェアシステムの現金支払いジャーナルへの支払いを記録します。
会社の損益計算書には現金支出が高いレベルで表示され、費用は会社が現金主義と発生主義主義のどちらを使用しているかに応じて異なる期間に表示されます。
現金支払いジャーナル
会計では、「仕訳帳」という用語は、種類別に分類された記録済み取引のリストを表すのに使用されます。企業は通常、売上、現金受領、現金支出、一般仕訳帳など、いくつかの仕訳帳を会計システムに使用します。多くの会計ソフトウェアパッケージでは、ユーザーは個々のジャーナルを見ません。
ユーザーが小切手を生成したり請求書をシステムに入力すると、各特定の仕訳帳に自動的に入力されてから、その仕訳帳に転送されるため、これらの取引は会社の仕訳帳に転記されます。これにより、現金支払仕訳帳などの個別の仕訳帳に取引を手動で記録する必要がなくなりました。会計取引が手作業で記録された場合、エントリは最初に現金支払仕訳帳に手動で記録され、次に一般仕訳帳に転送されます。
会社の現金を守る
現金支出報告書の最も重要な用途の1つは、会社を離れた現金に対する厳格な内部統制の維持を支援して、誤った手に渡らないようにすることです。これは、職務の分離など、多くのステップを含む、現金による内部統制の大規模なプロセスの一部です。つまり、最初から最後まで一人の従業員だけで金融取引が処理されることはありません。
現金支出報告書は、経費を管理するのに役立つように、事業主に支出に関する必要な情報を提供することができます。たとえば、その月の在庫にどのくらい費やされたか、人件費、家賃とリースに費やされた金額、および外部サービスの費用が表示されます。現金支出仕訳帳は、将来の現金管理の決定を計画するためのリソースとして使用できます。また、このレポートには、会社内の誰かが現金を不正に使用したり不正に振り向けたりするのを防ぐために必要な詳細レベルも記載されています。たとえば、経時的にレポートを確認すると、支払いパターンを追跡して異常な活動を特定したり、大きな支払いを特定して合法的であることを確認したりするのに役立ちます。
会社が現金を支払うときは、常に印刷済みの番号付き小切手を使用し、会社内の誰が小切手の支払いを承認できるかについての方針を整えておく必要があります。また、会社が請求書を支払うときは、悪意のあるまたは誤った二重支払いを防ぐために、それらを支払済みとしてマークする必要があります。毎月現金支出報告書を検討することは、これおよび他の問題を捉えるための効率的な方法です。
会社の小切手に署名する権限を持つ、非常に限られた人数（最大で3人または4人）が会社に存在することが重要です。現金支払いレポートに異常な支払いが表示された場合、小切手のコピーを見つけ出して小切手に署名した人と話して取引を確認するのは簡単なことです。小切手署名者は、会社内で重要かつ適切な権限レベルを持つ必要があります。
