提案依頼書（RFP）は、調達プロセス、または必要な商品またはサービスを入手するプロセスの最初の段階です。提案依頼は、潜在的な供給者にあなたの会社が必要とする商品またはサービスについての提案を提出するように促します。この提案依頼により、必要な商品やサービスを体系的かつ競争的に取得することができ、複数のプロバイダからのクリエイティブソリューションの中から最適な選択肢を選択することができます。
説明
提案の依頼は単なる見積もりの依頼ではなく、基本的な会社の情報と履歴、財務データ、技術力、製品情報、および検証可能な顧客の参照を含む詳細なレポートの依頼です。プロポーザルのリクエストには通常、プロバイダから正確な回答を得るためにリクエストされたアイテム、プロジェクト、またはサービスの詳細な説明が含まれています。通常、提案依頼は一般には公開されていませんが、代わりに以前に承認された潜在的なプロバイダのリストに送信されます。
関数
提案の依頼は、複雑なプロジェクトのための適切なビジネス上の決定を確実にするために必要な事実と数値を得るのに役立ちます。 RFPプロセスを通じて、企業は、購入者のビジネスに勝つために、問題の商品またはサービスに最適な提案を提供するために競争しなければなりません。これにより、購入者は、可能な限り最良の価格で品質、条件、およびサービスの最適な組み合わせについて複数の選択肢を検討することができます。提案依頼は、RFPで提示されたビジネス上の問題に対する創造的な解決策をサプライヤーに提案することを奨励するためにも使用されます。プロポーザル要求のプロセスは長くて引き出される可能性があるため、複雑なプロジェクトに必要な場合にのみ使用してください。
利点
プロポーザルの要求は、あなたの調達への興味をさまざまなプロバイダに知らせ、プロバイダが彼らの最良の製品またはサービスを最良の価格で提供することを奨励します。最初から、潜在的なプロバイダーは選択プロセスが非常に競争的であることを認識しています。 RFPプロセスでは、購入者が購入予定のものを指定し、サプライヤがその要求に実際に対応する必要があります。構造化された評価および選択手順を通じて、企業および組織は選択プロセスにおける彼らの客観性を示すことができます。
欠点
RFPプロセスにも欠点があります。プロポーザルの要求には、購入者とサプライヤの両方の側で多大な労力が必要なので、非常に時間がかかる可能性があります。文書を準備し、会議を計画するのに必要な時間と労力が遅れる可能性があります。提案の要求への対応には時間と困難が伴うため、一部の企業は参加しないことを決定する場合があります。会社が何を購入したいのかを正確に定義することは困難である可能性があり、不明確な要件は多くの場合、潜在的なサプライヤからの不十分な提案をもたらします。さらに、購買会社が提案を効果的に評価するには、提案に時間がかかり困難な場合があります。
重要な要素
適切な書面による提案依頼には、いくつかの重要な要素を含める必要があります。実施する事業の概要、要求された商品またはサービスの説明、および詳細な事業要件などの基本的な要素とは別に、提案の要求には、対応方法に関するサプライヤのための情報も含めるべきです。購入者へのアプローチ方法、使用する評価手順、希望する提案フォーマット、期限、使用する選択基準、連絡先情報、およびプロジェクトの予定日程について、サプライヤーの情報を含める必要があります。
