議事録は、会議の最も重要なポイントを要約することを目的としています。会議の目的は、グループが集まって決定を下すことです。会議の議事録の最終目標は、このような論理の下で、会議中に行われた決定を正確に要約することです。会議の議事録はメモの形でとられ、その後完全な長さで書き留められます。このプロセスをもう少し簡単にするには、会議のリーダーに議題、または会議のイベントの概要を尋ねます。会議の議題に基づいて会議の議事録に概要を作成します。
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議論中になされた決定に注意を払う。最終決定に関連するすべての情報を書き留めてください。
議論の議論に関わっていると思われる重要な問題についてメモを取るという決定を人々が議論している時間を利用してください。誰が何を言ったのか心配しないでください。
後でメモを読み、会員にとって最も適切な点を強調してください。グループの指導的側面に関連する、言及されている関連情報について、メモを戻って見てください。議論は、事務処理や法的な懸念など、重要な接線に近づく可能性があります。この情報を切り離してグループリーダーにメールしてください。
ボランティアや他の関連会社に必要な点を要約してください。議論で下された決定に基づいて完了する必要があるすべてのタスクの箇条書きのリストを書きなさい。たとえば、他のプロジェクトに必要な資金の不足を軽減するために募金活動を行うことを決定した場合は、募金活動の計画、募集、募集などを行う必要があります。
メンバーおよびニュースレターのEメールには、議事録の要約を使用してください。
通常の議事録に基づいて議事録の標準形式を作成します。それらに含まれる情報は後で役に立つことがあるので、それらを保存してください。たとえば、元の募金活動を組織した人々がもはや組織の一員ではなくなったときなど、グループは同様の状況に陥る可能性があります。新会員は、議事録を使用して、彼らにとって新しい問題の解決策を見つけることができます。
各エントリーには会議の日時と、会議の目的の概要を必ず記録してください。
会議の議事録は、1〜3文の短いブロックで書いて、新聞記事のように読むことができます。これは会議の基本的なポイントを読者にとって理解しやすくするでしょう。
