それがあなたが残している個人的なまたは専門的な関係であるかどうか、さよならを言うことは決して簡単ではありません。しかし、あなたがあなたの顧客と別れようとしている時は、その理由が何であれ、あなたがニュースを共有するときには、意図的で、透明で、そして巧妙であることが重要です。あなたの顧客はあなたのビジネスにおいて重要な役割を果たしてきました、そしてあなたは彼らをそのように扱うべきです。
意味のある文字を作成する
顧客への別れの手紙を書くことは複雑である必要はありません。しかし、それはタイムリーに行われる必要があります。私たちの多くは、起こる感情を恐れて終わりを急いでいるか、自分たちの方向へ進むにつれて計画されていないか完全にスキップされています。そうである必要はありません。機会をマークし、あなたの顧客があなたのビジネスで果たした役割を尊重します。
あなたの読者を知っている
明らかに思われるかもしれませんが、顧客への対応の理由を明確にすることが重要です。あなたは廃業していますか？あなたは引退していますか？それとも、あなたはあなたの会社から「問題のある」顧客を排除していますか？あなたはあなたのクライアントともっと正式な関係を持っていますか、それとももっとカジュアルですか？だれに宛てられているのか、およびあなたとの関係を明確にしておくことで、問題に対処する適切な声で書く方法を判断するのに役立ちます。
たとえば、望ましくない顧客のグループに別れの手紙を書いている場合は、スケープゴートアプローチと呼ばれる方法を使用できます。
簡潔にしなさい、しかし暖かい
あなたの理由が何であれ、あなたの手紙はあなたの顧客に影響を与えるでしょう。あなたがあなたの手紙を書いているとき、あなたのメッセージについて考えてください。明確で簡潔な言葉を使うが、親しみやすく親しみやすい言葉を使う。あなたはあなたの顧客に情報を伝えています、そしてそれはできるだけ簡潔であることが重要です。詳細な長い説明は必要ありません。
ニュースを埋めるな
職業上の関係では、別れの顧客レターの最初の段落に、顧客との関係が終了していること、スケジュール、および以前に発行された契約または契約で合意されたサービスの状況が明確に示されています。こうすることで、あなたはトーンを設定し、あなたの対応を明確にします。結末をシュガーコートしたり、悪い知らせを埋めようとすることは、顧客を混乱させるだけです。
変化に備えて顧客を準備する
会社を辞めているために顧客に別れを告げている場合は、次に何が起こるかについて明確にしてください。あなたが辞めようとしている理由、スケジュール、そして彼らが何を期待できるのかについて、顧客は手紙の最後までによく理解しておくべきです。あなたの顧客があなたの会社に連絡して次のステップを彼らに知らせる方法を常に含めなさい。
あなたのクライアントに別れの手紙を書くことは否定的な経験である必要はありません。実際、それはあなたの信頼性とプロ意識を高めることができます。それを単純、簡潔、明瞭に保ち、そしてチャンスがあるなら、あなたの行動は高く評価されるでしょう。
