督促状は、請求書の支払いを忘れた可能性があるクライアントに連絡するときや、予定やイベントについて通知するために人々に連絡するときに役立ちます。 Eメールを頻繁に使用するクライアントの場合は、リマインダーEメールを送信することができます。これは、迅速に連絡を取るための非常に便利な方法です。オンラインの手紙は、あなたの手紙が攻撃的または失礼に聞こえないように、そして正しい文法が必須であることを確実にするためにあらゆる単語に細心の注意を必要とします。
相手に思い出させたい情報の正確さを確認してください。不正確な情報を含む回収通知を送ると、クライアントを混乱させ、場合によっては怒らせるでしょう。予定とイベントのリマインダーには、個人がその予定を立てるか、または要求されたときにそのイベントに参加することを保証するための正確な情報も含める必要があります。
あなたの情報が間違っているか、クライアントがすでに支払いを送っている可能性を認識してください。自分の記録しか見ることができず、他に参照できる情報がないことを示す声明は、手紙を読む人があなたの観点からあなたの目的を理解するのに役立つかもしれません。当事者が最近支払いを送信し、この支払いがレターに反映されていないかどうかを確認すると、通知レターの受信者からの怒った応答が抑制されます。
礼儀正しいことを伝え、督促状が送られてきた場合は、あなたが扱われるのと同じようにクライアントを扱います。見落とし、誤算、および状況の緩和は、すべての人の生活に起こります。金銭的注意を喚起する手紙に過度に失礼または失礼なコメントをしても、あなたが手紙を送っている人からお金を得るのには役立ちません。代わりに、手紙の内容を正確に保ち、アカウントの詳細のみを丁寧に説明してください。失礼または有害な発言を避けるためです。
支払いを要求する通知レターを送信するときは、元の請求情報を含めてください。このアカウントの用途を忘れた場合、多くの顧客は元の請求を確認するように要求します。時間を節約するために、クライアントへの通知レターに元の請求を含めます。元の請求情報は、電子メールで通知書を送信したときにクライアントのアカウントにオンラインでリンクすることができます。
応答を要求してください。クライアントからの返答を求めることには、支払いの送金、折り返しの電話、Eメールの返答を求めること、または正しい連絡先情報を記入してあなたに返すことが含まれます。クライアントからの返事を求めることによって、丁寧な方法で、あなたはアカウントについて話し合い、クライアントから支払いを受けるためにクライアントを開くことが多いです。
連絡先情報を提供して連絡してください。連絡先情報がすべてリマインダーEメールに記載されていることを確認してください。物理アドレスまたは郵送先住所では不十分な場合があります。電子メール、Webサイト、電話番号、およびファックス番号を含めて、できるだけ多くの方法でクライアントに連絡できるようにします。
