効率性、一貫性、明確なコミュニケーションを維持するためには、会社のポリシーおよび手順文書が重要な要素です。いくつかの会社は異なる手順のために個々の文書を作成することを選びますが、他のものはそれらが各従業員に提示する1つのマニュアルにまとめます。よく文書化された方針と手順は従業員、顧客と会社に利益を提供します。
期待値を設定
会社の方針では、出席率、適時性、服装規定、安全規則などのトピックについて、従業員の行動に対する期待を設定することがよくあります。雇用機会、休暇、病欠、家族の休暇など、従業員に対する会社の責任についての方針や手順の文書では、会社の方針や手順のマニュアル（または従業員のハンドブック）を参照することがあります。従業員は、マニュアルに記載されている規則に従うことに同意します。一部の企業では、新入社員にマニュアルを受け取ったことを示すフォームに署名することを求めています。
効率を高める
目標を達成するための最も効率的な方法は、企業プロセスの根本的な基盤です。これは最も簡単で早い方法ではないかもしれませんが、品質を犠牲にすることなく、リスクを負うことなく、または規制要件を無視することなく目標を達成するための最も労力のかかる方法ではありません。理論的には、すべての従業員がすべてのタスクに対して設定された手順に従うと、その都度、会社は可能な限り最も効率的な方法ですべての目標を達成します。実際には、望ましい手順は毎回可能ではないかもしれません、従って多くのプロセスは実際にそのような状況をどのように処理するかについての特定のポリシーが含まれています。これには、上位レベルからの承認または単に追加の文書化が含まれることがあります。
一貫性を奨励する
一貫性は一般に効率を高めます。人々が毎回同じやり方で仕事をするとき、彼らは結局短い時間でそのプロセスを完了することができるようになります、それは彼らが同じ時間内により多くの仕事をすることができることを意味します。一貫性も自信を育てます。一貫した方法は、各対話の間に会社が同じ注意と正確さで彼らの口座を扱うことを顧客に保証します。一貫性は、従業員とクライアントが同じ状況に直面したときに何を期待すべきかを知るのに役立ちます。
法的滞在
法律、規制機関、または保険会社は、会社にいくつかのプロセスと手順を文書化し配布することを要求しています。たとえば、ほとんどの州では、労働者の補償請求を処理するための一連のプロセスを持ち、そのプロセスがどのように機能するのかをすべての従業員に確実に知らせることを企業に要求しています。保険会社やOSHAなどの規制機関は、特に製造環境において、企業に安全方針の詳細を要求しています。この情報をプロセスおよび手順の文書に含めることで、会社は流通要件を満たすことができます。
効果的にコミュニケーションをとる
会社には、多くの従業員、複数の場所、および/またはさまざまなシフトで働く従業員がいる可能性があります。従業員は退職し、新入社員は入社します。誰かを見逃したり、情報を省いたり、矛盾があったりすることなく、期待とプロセスをすべての従業員に伝達する最も簡単な方法は、正式な方針と手順の文書を作成して配布することです。全員が同じ情報にアクセスできることを確認することも、根拠のない不正終了訴訟から会社を保護するのに役立ちます。
