月次報告書を要求する手紙を書く方法

月次報告書は、部署での出来事や結果の記録として、そして全体としての事業への貢献として価値があります。教育において、彼らは進歩と結果に関して異なる部門からの有用な情報も提供します。これらは、ビジネスや大学の全体像を提供するために、より大きな文書にまとめられるレコードです。

あなたが毎月の報告書の提出を要求している理由を示す主題についての紹介を書きなさい。彼らが必要とされる理由と、彼らがビジネス、大学または大学全体に貢献しようとしている理由を示してください。

ほとんどの人はこれを余分な作業と考えるので、受信者への利点を説明してください。月次報告は、状況がうまくいったところを称賛し実証する機会となり得ます。また、支援が必要な分野やフォローアップが必要な分野について言及する機会にもなり得ます。特定のプロジェクトの進捗状況に関するレポートになることもあります。計画のための報告書の重要性を強調し、部署の努力に個人の心を集中させる。

月次報告が必要となる年の日付と期限を記入してください。なぜなら彼らは一般に大きな報告書への貢献であり、月次報告書が遅れるとこれは遅れることがあるからです。

可能であれば、月次報告書で取り上げたい主なポイントを含むテンプレートを用意してください。これにより、回答者は記入しやすくなり、毎月時間を節約できます。必要に応じてテンプレートを変更できます。あるいは、報告書の作成者を支援するために、あなたの手紙にガイドラインを記入してください。異なる部署が異なる情報を提供することになります（たとえば、財務や売上など）。そのため、異なるテンプレートが必要になる場合があります。報告書作成者に、カテゴリーを別々のシートにリストするように依頼してください。

手紙の各セクションを段落に分割します。最初の段落で月次報告が必要とされる理由を説明してください。 2番目に受取人への利益を説明しなさい。 3番目の段落に日付と期限を記載するか、または日付と別のリストを指定してください。 4番目の段落でテンプレートまたはガイドラインについて言及してください。受取人の助けのために最後の段落に感謝のメモを含めてください。簡潔で楽しい

ヒント

ビジネスレターを書くには一定の手続きが必要です。あなたが誰かの名前で手紙を始めるならば、それは「誠意をこめて」を終えるべきです。あなたが「親愛なるサーまたはマダム」で始めるならば、それは「あなたのものを忠実に」終わらせるべきです。挨拶文の下には、参照または件名の詳細行、この場合は「月報」があります。