書面によるビジネス通信では、レターまたはEメールの開始時と終了時に挨拶文を使用するのが一般的です。あなたがあなたのメッセージを始めるのに使うあいさつ文は残りの通信のトーンを設定します。
あなたのコミュニケーションを始める前に、あなたが誰に書いているのか、そしてこの種のコミュニケーションのためにどのような形式の形式を使う必要があるのかを理解することが重要です。多くの組織がビジネスコミュニケーションに正式な言語を使用していますが、カジュアルなビジネス言語が受け入れられて奨励されている企業も多くあります。
ビジネスレターのグリーティングを選択
あなたがあなたのメッセージを始めるために使うビジネス挨拶はあなたがあなたが書いている人の名前を知っているかどうかによって異なります。可能な限り、特定の人にあなたの手紙またはEメールを送ることが最善です。このようにメッセージは彼らの注意を引きます。ただし、その名前がわからない場合は、使用できる正式なオプションがいくつかあります。「気になる可能性のある人」、「親愛なるサーまたはマダム」、「ご挨拶」、「こんにちは」。
連絡先の相手の名前を知っている場合は、必ず正しく入力してください。ビジネス環境で他人の名前のスペルを間違えると、不注意や尊敬の欠如さえも示されます。
これは、あなたが書いている人の名前を知っているときに使える、いくつかの正式な挨拶文の例です：“ Dear name”、“ To name”そして“ Hello name”。受信者、あなたは彼らの名を使用することができるかもしれません。それが非常に正式な関係である場合は、「Mr.」、「Mrs.」、または「Ms.」の後にラストネームを続けることをお勧めします。
「Hi name」や「Hey name」などの典型的なカジュアルビジネスの例は、組織の文化をよく知っていて、それがカジュアルなものであることを確認できる場合にのみ使用してください。組織がどれほどカジュアルであるかにかかわらず、カバーレター、推薦状、または照会状などの正式な連絡文書にこれらの種類の挨拶文を使用しないでください。ビジネス関係が確立されている場合にのみ、これらのカジュアルな挨拶文を使用することをお勧めします。
これらのビジネスレターの終了をお試しください
手紙やEメールでサインオフするときは、挨拶文や本文に使用しているトーンに合ったクロージングを必ず使用してください。たとえば、「Hi name」というカジュアルな文字で電子メールを作成した場合は、「Respectfully yours」のように正式なビジネスレターを閉じるべきではありません。
これらのビジネスレターのクローズは、より正式な手紙やEメールで使用できます。「誠意を持って」、「敬意を表して」、「よろしく」、「非常に敬意を表して」、形式的対応が標準である組織、またはカバーレターなどのより形式的な性質の文書には、トーンの表現が最適です。
非公式の対応を試みるための最後の例をいくつか示します。「ありがとう」、「たくさんの感謝」、「最高」、および「最高の願い」。これらの種類のビジネスレターのクローズは、ビジネスカジュアルな雰囲気の企業で最もよく使用されます。あなたと確立された絆を持っている人たち。重要な正式文書へのサインオフには、さりげないトーンを使用しないでください。
