中小企業の買掛金は、今後12か月以内に支払わなければならない債務からなる流動負債勘定です。これらの債務の項目を裏付ける文書が、これらの債務に対する支払いが期限内に行われるように整理されていることが重要です。買掛金のタイムリーな支払いは、組織の信用状態を維持し、さらに、債権者およびサプライヤとの良好で安定した関係を保証します。
受け取った請求書をその発注書および受け取りまたはサービス完了文書と突き合わせます。承認された注文書が作成され、その注文品が受け取られたとき、またはサービスが完了したときに、有効かつ支払い可能な請求書が存在します。比類のない購買発注、文書の受け取り、その他の関連書類を保管するには、ベンダー名でフォルダを作成します。
支払日ごとに買掛金伝票をファイルします。請求書が補足文書と照合されたら、期日を確認して請求書の支払日を設定します。請求書を月の各日を表すフォルダに整理します。請求書の支払日を決定したら、その日に提出してください。スペースをあまりとらないアコーディオンフォルダーを使用して、文書を整理することができます。各タブは月の日を表すことができます。アコーディオンフォルダーが小さすぎる場合は、書類を保管するスペースを増やすためにハングファイルを使用することを検討してください。各フォルダまたはファイルには、月の日だけを割り当てます。今月が終了したら、次の月にこれらのファイルを再利用できます。
その日の買掛金のファイルのレビューを毎日のスケジュールに含めます。その日に請求書が提出されている場合は、請求書の支払いを発行し、支払い済みとしてマークします。請求書には、支払日、小切手番号、または取引ID（電子的に支払われる場合）、支払額、および支払を処理した人の身元を記入する必要があります。
支払われた請求書を各仕入先または債権者用に作成されたファイルにファイルします。ベンダーのファイルには、会計の開始以降または12か月の期間以降のすべての支払済み請求書が含まれているはずです。このファイルの文書は、仕入先への支払いをサポートしています。支払いに問題が発生した場合、または支払いが受領されなかったとベンダが主張した場合、このドキュメントでは、支払いがいつ完了したか、および支払い済みまたは未支払いの項目についてサポートを提供できます。
