ビジネスコミュニケーションの分野には、多くの種類の正式な手紙が含まれています。問い合わせの手紙は、時々「問い合わせ」と綴られ、コミュニケーションを継続するための最初のステップとして機能します。消費者と生産者の間、2つの事業の間、または雇用者と従業員の間の取引は、しばしば一方の当事者の照会から始まります。作家がその最初の答えを受け取るとコミュニケーションも終了するかもしれません。
ヒント
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あなたが情報を要求するために誰かに手紙を書くときはいつでも、それは照会の手紙です。スポンサーシップ、求人、販売、プロジェクト、資金など、あらゆる種類の問題に対処するためにそれらを使用できます。
お問い合わせ書の基本定義
それで、お問い合わせの手紙は何ですか？人が他の関係者からの特定の情報を要求するとき、その人は照会状を書くことを検討するかもしれません。基本的に、この手紙は読者に返答するよう説得する意図で読者に質問や要求を投げかけます。理想的な質問は、簡潔で意図的な方法で適切な対応を提供できる特定の個人を識別します。たとえば、経理会社の所有者が事務用品の販売責任者に照会を依頼してカタログを要求したり、営業担当者に訪問したりして、会社を更新または移転することを計画していることを説明する場合があります。
基本フォーマット
あなたの照会状に「それが関係しているかもしれない人に」宛てて書くのを忘れなさい。代わりに、可能な限りあなたの手紙の見出しと挨拶文の中で特定の連絡担当者を識別してください。たとえば、あなたがインターンシップについて尋ねるために書いているならば、雇用マネージャの名前を決定するために電話またはオンラインで、ちょっとした宿題をしなさい。標準の照会状には、およそ3つの段落があります。最初の段落は、製品に関する情報、求人、またはその他の要求など、作家が望むものを示します。例えば：
スミスさん、
私は（大学の名前の）学生で、子供と青少年のケアで芸術の学士号に向かって取り組んでいます。 20XXの夏のインターンシップを探している間、（ウェブサイトの名前で）インターンシップの機会のためのあなたのプログラムリストを見つけました。
2番目の段落は、読者に彼または彼女の要求をする作家の理由を説明します。なぜあなたがその特定の読者に連絡することを選んだのか、そして要求された情報があなたにとってどのように役立つのかを説明してください。
あなたはインターンシッププログラムの担当者なので、私はもっと情報を求めて書いています。最終的には、リスクのある若者の世話をする上で私のスキルと経験を向上させるためのインターンとしての立場を模索しています。現在までのところ、私の授業や経験には、（リストコース、相対的なボランティア活動、その他のインターンシップ）が含まれています。
最後の段落では、読者の時間と手助けに対して感謝の表明と共に手紙を結び付けるべきです。手紙は通常、「誠意をこめて」のような補完的な終結とそれに続く作家の名前で終わります。
要請および非要請
照会状は、勧誘または非勧誘のどちらかとしてお送りします。勧誘状は、見込み顧客の好奇心を刺激することを期待して企業がその製品またはサービスを宣伝するときに最も頻繁に発生します。消費者が自分で製品を検査することができない場合には、消費者は要請された照会状を通じて事業に連絡しなければならない。未承諾の照会書では、受取人は事前の情報提供を行いません。送信者は、質問に対する回答があると考えられる情報源からの情報を、情報源からの要求なしに要求します。
募集例：助成金および資金
補助金を提供している多くの財団や企業は、完全な補助金の提案を受け取る前にお問い合わせの手紙を受け取ることを好みます。この一般的な勧誘状は、資金調達の必要性を十分に説明したものでなければならず、基本的な3段落形式を超える可能性がありますが、3ページを超えるべきではありません。基本的な紹介とは別に、助成金または助成金請求のための成功した照会状には、あなたの組織の簡単な説明、必要性の表明、あなたが望む結果を達成するために使用する方法論、を活用することを計画します。
迷惑な例：インターンシップと仕事
仕事やインターンシップのためのほとんどのお問い合わせレターは迷惑な方法で来ます。あなたが会社を賞賛し、あなたがお互いに有益な仕事上の関係を共有することができると思うとき、質問を送ることを考えてください。あなた自身と彼らの会社での雇用に対するあなたの興味を紹介することによってあなたの手紙を始めてください。あなたの資格についての情報と、読者の会社での経験があなたと会社の両方にとって有益であるとどのように信じているかについて、1段落または2段落に簡単に含めてフォローアップしてください。あなたが感心する会社と一緒にあなたの足をドアに入れることはやりがいのあるインターンシップの経験のためになります。そして誰が知っている？あなたがぴったりであれば、それは着実な地位につながる可能性があります。
