受付係は通常、あなたがオフィスに入るときに最初に目にする人たちです。それは彼らが彼らが働く会社とオフィスの他の専門家の重要な代表者になります。ビジネスエチケットを観察することは受付係の仕事の大部分ですが、良いマナーを構成するものについての多様で変化する意見は、受付係や監督者が適切な行動を決定することを困難にします。
意義
発信者や訪問者に第一印象を与える人としての受付係の重要性を誇張することは困難です。マナーの悪い受付係は、会議の前に否定的なトーンを設定し、潜在的な顧客への信頼を呼び起こすことができません。一方、ビジネスエチケットを観察する受付係は、プロ意識と効率性を強く感じます。これは、部外者に対する会社のイメージを向上させるだけでなく、他の従業員があたかも自分のオフィスが職場で働くためのプロフェッショナルな場所であるかのように感じるのに役立ちます。
タイプ
受付係はさまざまな方法で彼らの雇用主を代表します。電話に答えることと訪問者に挨拶することは受付係のための最も一般的な義務のうちの2つです、そして両方とも適切なエチケットを必要とします。会社の方針では、電話を受けたり、さまざまな種類のクライアントに連絡を取ったりするときに、受付係が事前に決められた電話スクリプトを使用する必要があります。他の場合には、受付係は、適切ではあるが異なる形式の形式性およびプロ意識で各対話を処理する際に、独自の裁量を使用することが許可されています。オフィスで働く個人は、受付係がいつ、どのように連絡をとることができるかなど、受付係に追加の規則を渡すことがあります。
トレーニング
受付によっては高校または大学の学位を取得する必要があるオフィスもありますが、受付のエチケットトレーニングの多くは職務に基づいて行われます。受付係は、データ入力やオフィスアシスタントのように、やりとりを必要としない立場で仕事を始めます。会社の方針や受付係の行動に注意を払うことで、新入社員が初めて受付係の地位に就くことができます。これにより、他の受付係の仕事を進める上で役立つ可能性のある経験が生まれます。
検討事項
すべての業界やオフィスには、受付係のエチケットに関する独自の規則があります。オフィスによっては、正式な服装とスピーチが必要です。他の人たちは、クライアントをリラックスさせ、歓迎するために、よりカジュアルな形式のエチケットを課します。誰もが何を期待できるのかを知るためには、新しい受付係と上司の間のコミュニケーションが不可欠です。受付係として、特定の状況に対するエチケットがわからない場合は、丁寧に言い訳をし、上司または上席の受付係にどのように対応するべきか尋ねてください。
ヒント
各オフィスは異なりますが、受付担当者は同じヒントをいくつか受けることができます。マルチタスクは優れた仕事の遂行には欠かせませんが、誰かがオフィスに入ったときは、彼女に十分注意を払うことが重要です。これは、電話を保留にするか、すばやく完了し、書類を作成して直接目を合わせることを意味します。受付の仕事場は、より専門的な態度を投影し、情報を見つけたり、誰かに記入するためのペンを渡すなどの簡単な作業を簡単に行えるようにするために、混乱から解放されるべきです。最後に、誰かをオフィスに連れて行くとき、受付係は常に彼の存在が許されることをゲストに保証し、どこへ行くべきかわからないという当惑を避けるために率先するべきです。
