従業員をスケジュールする方法24-7

多くの組織では、仕事の需要を満たし、競合他社よりも高いレベルのサービスを提供するために、従業員が年間365日24〜7日働くようにスケジュールしています。これらの変化に対応するようにスタッフを効果的にスケジュールするには、予想される需要、希望するサービスレベル、従業員の可用性、およびコストのバランスをとる必要があります。賃金と福利厚生は部門予算内で最大の項目であることが多いため、スケジュールの正確さは最終的な収益に直接影響します。多くの企業は、この重要なタスクを支援するために、人員管理パッケージとも呼ばれるスケジューリングソフトウェアに依存しています。

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生産性レポート
表計算ソフトウェア
要員管理ソフトウェア（オプション、ただし推奨）

従業員をスケジュールする方法24-7

インバウンドセールスコールへの応答、顧客の電子メールへの応答、またはファックス注文の入力など、スタッフの対応が必要なビジネスタスクを理解します。各タスクに対するビジネス目標、測定基準、および顧客サービスレベルの期待を認識します。各タスクを効果的に完了するために必要な平均時間を決定します。従業員の生産性にプラスまたはマイナスの影響を及ぼす可能性がある要因を特定します。

誰が作業を完了させるか（例：代表者、管理者）、およびどの事業所で決定します。勤務地が複数ある場合は、タイムゾーンの違いがないか調べます。パートタイムとフルタイムのスタッフの組み合わせを検討してください。

スケジュールの決定に影響を与える可能性のある会社の方針や法的規制に精通してください。人事部から意見を求めましょう。

データ、レポート、および予測ソフトウェアを使用してビジネス需要を予測します。同じ期間の履歴作業量を分析します。季節性、製品の変更、広告、市場の状況、事業の成長または衰退、およびその他の関連要因に関する将来の需要変動を考慮してください。月、週、日、時間などの時間単位で分類された、予想される作業の総量を特定します。非常に詳細な需要予測を作成することで、人員配置のニーズをより正確に予測できます。

人員配置の例外を予測します。これは、従業員が作業を完了するために利用できなくなる時間です。例外には、病欠、休暇、休憩、会議、トレーニングが含まれます。履歴情報を確認し、将来の例外時間についての仮定を作成します。

ワークフォース管理（WFM）ソフトウェアまたはMicrosoft Excelを使用して、人員配置モデルを作成します。入力には、タスク、生産性、予想ワークロード、および例外予測を含める必要があります。モデル。

人員配置/需要モデルを完成させてから、必要なシフトをカバーする計画を作成します。最前線の従業員と管理職員の両方をスケジュールします。多くの企業では、年功序列と職務実績の最も高い従業員が希望するシフトを選択することを認めています。

変化するビジネスニーズに基づいて、スケジュールを継続的に監視および調整します。

ヒント

多くの雇用主は、あまり給与の低いシフトを勤務している従業員に、時間給の中で、またはボーナスとして支払われるインセンティブを提供しています。

作業量は変動するため、特定のシフト内で最も忙しい時間やピーク時間を処理するのに十分な数の従業員をスケジュールし、トレーニングや休憩に使用する時間を少なくするのが一般的です。