定期的にスケジュールされたスタッフ説明会は重要なコミュニケーションツールです。メモやEメールに頼るのではなく、対面式のアプローチを取っています。これは、関連情報を提供する機会を提供するだけでなく、質問に答え、潜在的な誤解を明確にする機会も提供します。ただし、他の種類の会議とは異なり、ブリーフィングセッションは通常、ビジネスまたはプロジェクトの運営に焦点を当てており、15分から30分以内です。
基本的なルール
説明会は非公式であることが多いにもかかわらず、良い行動とコミュニケーションのための基本的な規則が依然として適用されるべきです。短い時間枠では、誰かが話しているときに他の人が耳を傾けることを確実にし、コミュニケーションを適切かつ専門的なものにし、質問と生産的なフィードバックを促すルールを確立することが不可欠です。さらに、説明会は最新情報やその他の関連情報の提供に重点が置かれているため、スタッフはこれが会社の方針や決定について議論する場ではないことを理解する必要があります。
あらかじめ決められた議題からの作業
説明会が始まる直前に議題を準備する。これは、ブリーフィングに標準項目と最新ニュースの両方が含まれていることを確認するために必要です。たとえば、シフト前のスタッフ説明会の議題には、職の割り当て、スケジュールの調整、および前回のシフト中に発生したイベントに関する情報が含まれます。議題を配布するか、スタッフにメモをとるよう依頼することができます。目標は、あなたの状況を常に把握し、説明会が有益であることを確認することです。
バングから始める
各ブリーフィングの最初の2分間は、スタッフを元気づけ、やる気にさせる。前日の営業目標を達成したことをチームに祝福したり、新入社員を歓迎したり、従業員感謝デーの日を発表したりするなど、朗報の発表から始めます。プロのコーチであり作家であるAlbert Mensahによると、あなたが話すことは、それがやる気を起こさせる効果を生み出すかどうかほど重要ではありません。
最後に質問をする
情報を配布するための時間の大部分を確保します。説明会中ではなく、最後に質問をして情報を明確にすることをスタッフに伝えます。これは、時間枠内に留まることを確実にするためと、目の前の情報に全員の注意を集中させるために重要です。あなたがすぐに質問に答えることができないならば、ブリーフィングが終わったら答えを得て、特に時間に敏感な質問のためにできるだけ早くフォローアップしてください。
