あなたはあなたの事業を閉鎖しています。おそらくあなたは引退しているか、別の事業への機会を入力しています。すべてのビジネスは事務処理を生成します、そして、あなたのビジネスがいったん閉じられたら、それらの文書をどれくらいの期間保存するかという問題に対処しなければなりません。
記録を保存する理由
内国歳入庁や州財務省などの政府機関は、過去のさまざまなビジネス文書を要求する可能性が最も高いエンティティです。申告書、取引、および確定申告書に記載されている情報を裏付ける必要性が生じた場合、あらゆる種類の業務関連の記録を保管することは価値があります。詐欺捜査や会社に対するその他の民事または刑事訴訟などの特定の場合には、多くの業務上の問題に関する制限の法令がありますが、過去の業務記録は事件が発生した期間に関係なく必要となる場合があります。古いビジネス記録がいつ役に立つかわからないので、可能な限りすべてのビジネス記録を保存することをお勧めします。そうは言っても、共通の文書を保管する期間についての一般的なガイドラインがあります。
特定のアイテム保有期間
申請日から、キャンセルされた小切手、銀行振り込み票、クレジットカードの明細書、および総勘定元帳を少なくとも3年間保管してください。銀行取引明細書、在庫記録、請求書、売上記録、レジスターテープ、W-2、1099、およびその他の納税申告書を6年以上保管します。あなたのビジネスが会社として設立された場合は、少なくとも3年間は月次および四半期ごとの企業財務諸表を保管してください。
無期限に保管する記録
できる限り、人事関連の支払いや、労災補償、年金の記録、従業員の所得税の源泉徴収などの関連文書を保管します。過去の会社の従業員が失業手当を申請したり、新しい仕事に応募したり、就職したときの質問をしている場合は、これらの記録にアクセスできることが最も価値があります。たとえ会社がもはや営業していなくても、すべての会社関連文書は無期限に保管されるべきです。そのような文書には、会社設立証明書、議事録、労働契約、株式取引、特許および商標、ならびに裁判所に関連する文書が含まれます。売掛金および買掛金の法人資産および買掛金の記録は保管する必要があります。IRSの制定法は、申告書を監査する税務申告書の提出日から3年間です。しかし、前述のように、収入と控除を証明する記録を残すことは、可能であれば無期限に保持されるべきです。
過去の記録を要求する可能性のあるエンティティ
過去の文書情報を要求する可能性が最も高い連邦機関は、内国歳入庁、労働省、社会保障庁、雇用機会均等委員会、および移民帰化局です。課税や地方自治体の区分などの州機関の記録も、事業が停止した後も可能な限り長く保存する必要があります。ファイルは安全な場所、できれば火災、洪水、盗難、その他の損失から保護された場所に保管してください。あなた以外の誰かもこれらの重要な記録がどこに保存されているか知っているべきです。
