デジタルの世界では、コミュニケーションは個人と企業の両方にとって間違いなく最も重要なスキルとなっています。コミュニケーションが会社の中でばらばらになるとき、それは他の職場のダイナミクスがいつその下方スパイラルをたどるかを予測するものです。コミュニケーションを習得するには、正式なコミュニケーションと非公式のコミュニケーションの基本的な違いを理解し、それぞれが最適に適用される時期を理解する必要があります。コミュニケーションが流動的で開かれているとき、それはしばしば効率の向上、より良い関係、そしてより大きな士気をもたらします。
コーポレートコミュニケーションとは
公式および非公式のコミュニケーション方法の複雑さを理解する前に、コーポレートコミュニケーションを構成する要素の基本的な要旨を理解しておくことをお勧めします。
コーポレートコミュニケーションは社内と社外のどちらでも可能です。時には、それはブランドイメージについての従業員への教育と、彼らのすべての努力を通してブランドを維持しそして計画する方法の両方についてであるかもしれません。コミュニケーションは、利害関係者との関係を築くために使用されます。物事が横向きになったときに被害が抑制または悪化するのは、メッセージを通じてです。コミュニケーションはマーケティング、広報および外部のブランド意識を定義します。メッセージングとコミュニケーションでは、企業がどこに向かっているのか、そしてどのようなプロジェクトが進行中であるのかについてフレームワークを作成します。
つまり、コーポレートコミュニケーションは現代のビジネスのほぼすべての側面の背後にあります。コミュニケーションを得意とすることは、従業員と経営陣の両方がより高いレベルにキャリアを伸ばすための重要な方法です。
正式および非公式のコミュニケーション方法とは何ですか？
何かを知らせることを選択する方法はどれもコミュニケーションの方法であり、その多様性は広大です。いくつかは次のとおりです。
- ウォータークーラーの周りで話しています。
- 全社または個人間のEメールを送信する。
- 企業フォーラムへの投稿
- 企業ニュースレターで共有する。
- 食堂の掲示板にパンフレットを固定する。
- ピアツーピアチャットメッセージング。
- 会社のSlackグループまたはBasecampボードでのグループまたはチームの会話。
- 企業ラウンドテーブルへの取り組み
- 会社のピクニックでスピーチをする。
- あらゆる形式のテキストメッセージ、ソーシャルメディア、さらにはビデオ。
- ステークホルダーレポートを発行する。
これらの方法のどれも通信に効果がありません。彼ら全員は言葉を出します。問題は、それらがそのメッセージに適した方法であるということです。さらに重要なことに、それらは不適切ですか？
一部の地域では、数時間後のテキストメッセージ送信が法律違反または従業員の契約条件への違反となる可能性があります。 Facebookでの友人とのやりとりは、勤務時間外に無制限の非公式性を招く可能性があるため、上司やマネージャーにとって不適切な場合があります。地域間、企業間、今日の一連のコミュニケーションには、管理者と従業員の両方に認識され理解されるべきさまざまなジレンマや考慮事項があります。
インフォーマルなコミュニケーション方法の例
インフォーマルコミュニケーションとは、企業の指揮系統に従わず、社内で確立されたベストプラクティスを遵守しないコミュニケーション方法です。それには、ゴシップ、噂、おしゃべり、休憩時間などが含まれます。電子メール、テキスト、グループメッセージアプリケーション、手書きのメモ、レポートに添付されたPost-it、電話、さらにはチームブログでも発生します。多くの場合、これはピアツーピアと見なされます。つまり、さまざまなレベルの権限を持つユーザーと一緒に発生することはめったにありません。
一般的に、それは衝動的、計画外、カジュアル、未検証の可能性があります。通常、これは最終的な発言として解釈されることを意図したものではなく、多くの場合記録から外れることが予想されます。
たぶん1人の従業員が「売上報告書を見て、それが私たちの雇用の安定にとって悪いことを意味していると思う」と気軽に言っています。これは非公式のコミュニケーションであり、決して会社の収益にはなりません。破産を宣言している大手顧客から、古い製品を時代遅れにする可能性のある新製品の発売に向けての製品開発まで、売上高はさまざまな理由で減少する可能性があります。福音のような気の利いたコメントを誰かが受け取ることは、チームの士気に危険をもたらす可能性があります。一人の人からの「非公式なコミュニケーション」がチームに損害を与える可能性があるので、従業員が気軽な観察を理解することが重要です。
別の従業員がワンダのWatering Holeで全員に時間外の飲み物を招待する全社的なテキストを送信するとします。これは企業のアカウントで発生した可能性があり、従業員が関与している可能性がありますが、非公式で承認されていないオフィスの集まりです。そして、これらは素晴らしいチームビルダーであり、奨励されるべきですが、会社はそのようなイベントがどのように組織されるかについてのポリシーを持っているべきです - 会社の電子メールアカウントを通してではないなど。
非公式なコミュニケーションもまた、どんな風でも起こり得ます。従業員が週末について話したり、ジョイスが彼女の赤ちゃんを産んだというニュースを広めたりしています。フットボールのプール、天気についてのおしゃべり、駐車場についての話題、新しい四半期の製品リリースについて声を出して疑問に思うこと - これらはすべて非公式です。
職場でのコミュニケーションが非公式である場合、プライバシーを維持する必要もプライバシーの期待もないことがよくあります。
形式的コミュニケーション方法の例
職場で正式にコミュニケーションをとるときは、一般的に方向性を考慮する必要があります。トップダウン、ボトムアップ、ラテラル、または水平です。それは部門と確立された慣習を含みます。正式なコミュニケーションは一般的に前もって考えられています - それは考え出され計画されたメッセージで、特定の従業員、特定の部署、あるいは会社全体あるいはそのステークホルダーにさえも広められます。
それもまた、電子メールや電話での会話を通じて起こります。しかし、正式なコミュニケーションのための最も重要な基準は、それが「適切な経路を通して」コミュニケーションを考えているということです。
一例として、会社の真鍮が正式に書かれた添付ファイル付きの電子メールを発行し、残業代を請求することができず、特定の期間にわたって補償されない理由を説明する場合があります。そのような手紙には管理、経理そして場合によっては法務部門さえも含まれているので、手紙を誤解して未承認の残業代を請求しようとする者から会社を守っています。各受取人が上記コミュニケを開いて読んだことを証明するものとして、電子メールの「開封確認」が含まれる可能性があります。
利害関係者の株価レポートは正式な連絡資料です。書面による報告書がある場合、上司との従業員によるレビューは正式なコミュニケーションと見なすことができます。プロジェクトを説明するために経営陣が作成し、企業のクラウドを介してアクセスできるビデオは正式なものですが、ビデオチャットは非公式です。企業のブログ投稿は、新製品やサービスに関するニュースを企業のチームだけでなく、既存の顧客と見込み顧客の両方に知らせるための正式な方法です。あるプロジェクトについて悪い知らせが出て、PR部門が火を消したとき、それは外部の正式なコミュニケーションです。
これらすべてのコミュニケーション方法は、大きな共通点を共有しています - それらのどれも自然発生的なものではありません。すべてに、優れた文法、簡潔な表現、業界用語、企業用語、そしておそらく企業のブランド名さえも含まれます。
なぜあなたは正式および非公式のコミュニケーション方法が必要なのか
コミュニケーションは私たちの生活の中で起こることの多くに影響を与えます。それは恐れを鎮めます。それは刺激し、教育します。それは関係を構築し、それらを引き裂くことができます。
コミュニケーションがうまくいかない企業は、さまざまな問題を抱えています。それは従業員がどんな行動をとるべきか、またはどのように行動するべきかについて混乱させることがあります。部署間で衝突が発生する可能性があります。間違いが起こります。気性がフレアすることができます。結果は、非効率的なものから法的な問題に至るまですべてになり得ます。
インフォーマルでもフォーマルでも、コミュニケーションが良好であれば、企業文化はより強く、より健康的になり、より生産的になる傾向があります。従業員がお互いに、そして経営陣とコミュニケーションをとるためのツールを持っていると従業員が感じるとき、彼らはしばしば彼らの役割と彼らの目標をよりよく理解しています。
経営陣が従業員とのコミュニケーションに利用できる幅広い手段を持っているとき、それはより良い関係を築き、より大きな忠誠心を鼓舞し、そして全体的な生産性の向上につながります。
コミュニケーションが非公式または正式にしか行われない場合、それは衝突を引き起こします。
混在または誤った通信の例
おそらく経営陣は彼らのチームと交わることはないでしょう。ジョンの勇敢な顔つきのおかげで、営業部長のピーターは、ジョンが最近定期的に病気になっていることを知らないのかもしれません。結果として、ピーターはジョンがそんなに苦労しているのでチームが強調されていることを認識していません。 JohnがPeterと癌と診断されたことをPeterに知らせたとき、Peterはウォータークーラーの周りでおしゃべりをすることを決して重視しておらず、非公式の電子メールボレーを避けているので、ショックです。 Peterは非公式のレベルではあまりにも遠いので、彼の営業部門は彼に不信感を抱いており、Johnの癌診断がJohnの仕事の安全性とその差し迫った仕事量にとって何を意味するのかを恐れています。
優れた管理者は、非公式なコミュニケーションが彼らの最後だけではなく、受付係から売掛金まで、会社全体の士気を高める要素として関係を強めることを理解しています。
ただし、反対に、コミュニケーションが非公式にしか行われない場合、従業員は混乱していらいらします。すべての会社の方針が自発的で反動的な電子メールの爆発によってのみ発行され、よく考えられたミスとして正式に発行されなかった場合、ゴールポストは絶えず動いているように感じることができます。 これは本当にポリシーなのか、それとも経営陣が抱えるもう1つの気分ですか？
おそらく5月に、製品開発責任者が会社に気軽に書かれたEメールで次のように書いていると言っています。「チームは、会計ソフトウェアをクライアントにとって使いやすくするための新しいインターフェースに懸命に取り組んでいます。名前や発売日についてはわからないが、それは間違いなく作品の中にある」
それから、7月に、「私たちはインターフェースについての掲示板に戻ってきました。目標は機能性の向上であり、その結果顧客サービスへの問い合わせが減ります。」
それでも、インターフェイスの再設計とは何かについての正式なコミュニケはありません。クライアントが尋ねた場合、従業員はインターフェースの問題について何を言うべきか、または何をすべきですか？この場合、予算編成からマーケティングに至るまで、あらゆるレベルの企業にとって重要な情報であり、各部署が計画を立てることができるため、開発チームが取り組んでいることを正確にまとめた正式なコミュニケーションを発行する必要があります。今後のインタフェースに対するアクションの。
正式および非公式のコミュニケーション方法を従業員に教える方法
コミュニケーションに関しては、これまで以上に危険にさらされています。ポリシーは企業環境では非常に重要です。そして、これらをレイアウトするとき、それは正式なことです。必要に応じて明確化して書かれたガイドラインが必要です。会議でスタッフに話しかけるか、Slackチャンネルでディスカッションを許可することで明確にすることができますが、あいまいさがないことが重要です。
自分に何か不安がある場合は、従業員に働きかけて質問してもらいます。回答についての記録を残したい場合は、電子メールまたはその他の書面による通知を送っても大丈夫です。そのような紙の道は会社も守ります。
ポリシーは、会社がゴシップのようなものの上に立っている場所を示す必要があります - それは有害で非生産的である可能性があり、すべての従業員は職場でも社外でも尊重とプライバシーの両方に値します。ポリシーでは、ソーシャルメディアを個人として自由に使用できる一方で、作業成果物を共有したり、ソーシャルチャネルで会社の問題について話をしたりしてはならないことを明確にする必要があります。
ガイドラインはまた、仕事の中で非公式に電子メールを使用してもよいかどうか、またはそのようなコミュニケをメッセージングアプリなどに限定する必要があるかどうかを明確にすることもできます。彼らは、数時間後にテキストメッセージまたは電子メール送信に規則があるかどうか、そして従業員がこれらのサイト外で監視することが期待されるかどうかを規定するべきです。
これは、浮気や嫌がらせに関するポリシーが常に非公式のコミュニケーションであることが多いため、会社のルールを曖昧にすることがあるため、ここでも繰り返されるべきです。
最終的には、社内のコミュニケーションについて書かれたハンドブックが、企業コミュニケーションの文化を確立するための最良の方法です。非公式なコミュニケーションはあらゆる職場の価値のある、士気を高める部分であり、それは時に繁栄することを許されるべきであることを忘れないでください。確かに、それが絶え間なく続くと手に負えなくなる可能性があるので、会社はいつ適切でいつ非公式に議論するのが適切かについてのガイドラインを持つべきです。性的征服、いいえ、しかし小屋での素晴らしい週末、それは結構です。
結局のところ、ポジティブで公然とコミュニケーションのとれた職場環境を構築することで、あなたの会社は、職場でより忠実で価値のあるものと感じる従業員と共に、ストレスが少なく生産性の高い環境を享受することができます。
