電話会議中に正確なメモを取ることで、話し合ったことを明確に記録することができます。聴いている間に何が重要であるかを決めるよりも、聴いている間はできるだけ詳細にメモを取ることをお勧めします。いつでも戻って重要なハイライトを後で引き出すことができますが、早めに提示された一見重要ではない詳細は、会話の後半でより重要になる可能性があります。
通話を録音する
多くの電話会議サービスでは、通話を録音できます。録音中の場合は、通話の開始時に通話が録音されていることをすべての参加者に通知する必要があります。通話を録音しておくと、必要な回数だけ通話に戻って確認でき、重要な詳細を見逃すことはありません。通話を録音できる方法はプロバイダによって異なります。プロバイダからの電話会議を録音するための指示を要求します。
参加者に電話をかける
通話が開始されたときに誰が電話会議に参加しているかをメモします。誰が通話中に何を言っているのかに注意を払い、あなたのノートにそれらを書いた人に重要なステートメントを帰属させます。通話中に個人が担当するタスクやプロジェクトを追跡し、誰がどの割り当てを持っているかをメモします。話し合ったら、それぞれの課題が何を伴うかについてもメモしてください。
会話の話題
会話のさまざまなトピックとそれぞれのサブトピックを追跡します。電話会議の予定がある場合は、どのトピックについて説明し、何について説明したかをメモしてください。議題はあなたのメモの大まかな概要として役立ちます。通話中に発表された更新、ニュース、解決策、およびアイデアをメモします。自然な会話はかなり飛び回ることができますが、トピックごとにメモを整形しようとすることはそれらを検討する人にとって役に立ちます。
最終メモのフォーマット
あなたのオリジナルのメモは、電話をかけた後でごちゃごちゃしているように見えます。電話で扱われるさまざまなトピックに関連するセクションにメモを整理します。メモを再フォーマットするときに誰が話していたかを特定します。また、通話中に達成または決定されたこと、または主要な議論のポイントを強調した簡単な要約を含めることもできます。この要約を文書の冒頭に含めてください。また、通話中に割り当てられたタスクとその担当者を一覧表示する別のセクションを作成することもできます。これにより、上級職員は、詳細なメモを読まなくても、通話中に何が起こったのかを簡単に知ることができます。
