退職する従業員は、顧客サービスの中断、顧客の離脱、および売上の喪失など、事業に多くの頭痛の種となる可能性があります。アナウンスレターを使用して従業員の退職についてクライアントに警告することは、潜在的なレモンをレモネードに変えるのに役立つ、積極的で積極的な広報戦略です。
手紙の目標を設定してください
クライアントにスタッフの出発について知らせるためにクライアントに連絡する必要がある、または必要とする理由を決定します。箇条書きリストを使用して、連絡先のクライアントのさまざまなニーズに合わせてさまざまな文字を調整します。たとえば、配達や顧客サービスに支障がないようなクライアントを安心させる必要があるかもしれません。あなたは他のクライアントにあなたの会社に新しい連絡先があることを知らせなければならないかもしれません。噂に対処したり、退社した従業員が強制しようとしている非競争条項があること、または従業員が条件を遵守していることを顧客に知らせたい場合があります。
従業員と話す
従業員と面談して、顧客と連絡を取るための計画について話し合う。特定の顧客との関係、その歴史やニーズに関する知識、および潜在的な懸念についての考えに基づいて、その顧客と通信するためのヒントを従業員に求めます。退職理由を伝えたいのか、それとも書面から出さないのかを尋ねます。たとえあなたが悪い条件で従業員から離れていても、あなたはどちらも橋を燃やすべきではなく、市場での誰かの評判を傷つけるべきでもありません。
受信者を決める
手紙の受取人のリストを書くと、内容をそれぞれに合わせて調整できます。クライアントの名前の横に各クライアントを書いている理由を書き留め、そのクライアントのレターに含める、または省略したい特定のコンテンツについてメモを取ります。
最初のドラフトを書く
名前でクライアントに宛てて、手紙の最初のドラフトを書きます。 「XYZ Co.は、訓練を受けたプロフェッショナルなスタッフを介して優れた顧客サービスを提供できることを常に誇りに思っています。」などの安心感を提供することから始めます。その情報を含めることにしました。クライアントが抱えている可能性がある懸念に対処し、どのように対処していくかを伝えます。クライアントの新しい連絡先と彼女の連絡先情報を紹介し、該当する移行日を必ず含めてください。今週、新しい連絡先が自己紹介を呼びかけているという事実など、目立つようにしたい重要な情報を追記する追記を追加します。クライアントに質問がある場合は、クライアントに個人的に連絡するように依頼してください。
手紙を完成させる
キーマネージャと各クライアントの新しい連絡先に、入力を促すために作成したさまざまな文字のドラフトをレビューしてもらいます。クライアントレターの最初のドラフトについて意見を受け取ったら、最終的なコピーを作成します。署名と配布が行われる前に、適切なスタッフに最終草案を見せてください。
