従業員や顧客に「いいえ」と言わなければならないほど不快な状況はほとんどありません。ビジネスの人々は、要求を遵守しないことが彼らやビジネスに対して悪い感情を生み出し、それが将来の売上に影響を与える可能性があると感じることがよくあります。さらに悪いことに、クライアントや従業員が決定を訴えるとき、あなたは自分自身を一度も二度と言ってはならないことに気づくかもしれません。この時点で、作家は使用する正しい調子と明らかにするべき情報の量について心配しています、対応がさらなる問い合わせまたは法的措置さえ引き起こさないように。
返信に使用する会社のレターヘッドを入手してください。控訴に対する回答は、この問題に関する最後の言葉であり、公式のレターヘッドを使用することは権威の印象を伝えるのに役立ちます。
日付を入力し、スペースをスキップして受信者の氏名と住所を入力します。
別のスペースをスキップし、「親愛なるMr./Ms.（挿入名）」に続けてコロンを入力します。あなたは特別な固さが必要であると感じるならば、「親愛なる」を省略して単に受取人の名前をタイプしてください。別のスペースをスキップしてください。
最初の段落では、上訴が認められた場合は直ちに受取人に伝え、なぜ彼女が請求を受けたのかを簡単に説明してください。
あなたが上訴を認めないのであれば、受取人にあなたの事業への興味や勤勉さに感謝し、段落の最後に彼女に悪い知らせを伝えてください。段落の終わりに悪い知らせを置くことはあなたに最初に打撃を和らげる機会を与えます、そしてそれは受取人ののれんを保持するのを助けます。要求を簡単に拒否した理論的根拠を説明する。受信者がポリシーを調べて、あなたに第二に推測させることができるほど詳細を与えないでください。
2番目の段落に追加のフォローアップ情報を記入してください。上訴を却下した場合は、あなたの決定が最終的なものであり、問題が解決したことを彼女に知らせてください。
「よろしく」または「心から」と入力し、3行のスペースをスキップします。手紙を印刷し、あなたの名前の上に青または黒のインクでサインします。あなたの記録のために手紙のコピーを保管してください。
あなたの返事の記録と受取人が手紙を受け取ったという証拠を保持するために証明されたメールで手紙を送ってください。この記録は、問題が法廷に出る場合には重要かもしれません。
