プロジェクトが適切なコミュニケーション計画を持っていない場合、失敗する運命にあります。プロジェクトマネージャの主な責任は、効果的かつ効率的なコミュニケーション計画を立案して組織することです。これにより、プロジェクトチームの意欲が高まり、タイムリーにプロジェクトを完成させることができます。優れたコミュニケーション計画は、誰もがアイデアや意見を提供するのに快適であると感じる開放的で透明な雰囲気を生み出すはずです。独裁者のように振舞うプロジェクトマネージャは自己破滅的になります。
前書き
コミュニケーション戦略を策定する：（1）プロジェクトを策定し定義する。プロジェクトマネージャとして、あなたは主な情報源です。あなたの仕事は、プロジェクトチームを指揮し動機付けるために効果的にコミュニケーションをとることです。 （2）意見交換を可能にするフォーラムを作成する。チームの全員に、彼らの貢献が貴重であることを知らせます。コミュニケーションは対話であり、独白ではありません。コミュニケーション計画は、関係者全員からの相互作用と意見を奨励し、生み出すべきです。 （3）コミュニケーションの目標を明確にする。良いコミュニケーションの目標は、プロジェクトが効果的かつ時間通りに完了することを可能にするはずです。これは、驚きを防ぎ、重複を避け、脱落を明らかにするのに役立ちます。
責任を委任する。プロジェクトチームの個々のメンバーは、彼らの特定の責任が何であり、彼らが誰に対して責任を負っているかを知っているべきです。誰もがコミュニケーションの目的を知るべきです。
コミュニケーションを最新に保ち、全員に情報を提供するために、さまざまなメディアや方法を使用します。これには、Eメールの更新、プロジェクトメモ、対面の出会い、定期的な報告が含まれます。
レポートとレビューのスケジュールを設定します。毎日の情報交換に加えて、会議の日程とレポートの締め切りをスケジュールします。これはチームをやる気にさせそして構造化させ続けるでしょう。タスクの優先順位付けにも役立ちます。
コミュニケーション計画を見直して、効果的に機能していることを確認します。チームからの意見を求める。必要な情報がタイムリーに伝達されているかそうでなければ、それを改善するためにどんな改善を加えることができますか？
