組織の変更は困難ですが、さらに困難なことは従業員にこれらの変更を伝達することです。多くの管理者は最初の発表をするとき正しいトーンを打つことに悩んでいますが、他の多くの問題も同様に考慮されるべきです。従業員の質問に答えること、彼らの懸念に対応すること、そして不確かな時期にコミュニケーションを流し続けることはすべて、変更を発表し実行するための重要な要素です。
明確なコミュニケーション計画を立案する。組織変更について従業員に伝えなければならないすべてのもののリストを作成します。従業員が変更について持つかもしれない質問を予想し、それらに答える準備ができている。あなたが最初に発表するときにあなたが演説するポイントとあなたがどのようにして彼らが起こり始めたとして変化について従業員とコミュニケーションを続けるであろうかを含めなさい。あなたが変更を通して一貫したメッセージを従業員に届けるように、管理ポジションの他の人とこの計画を共有または作成してください。
組織変更を促した要因を従業員に説明します。会社が直面している具体的な問題について、それをどのようにそしてなぜ解決する必要があるのかを含めて説明します。会社が低い利益、増加した費用または貧しい従業員の士気に苦しんでいるならば、これを従業員に説明してください。
組織変更によって会社がどのように改善されるかを従業員に指定します。それが会社全体にどのようにプラスの影響を与えるかを強調します（たとえば、利益を増やしたり会社の評判を高めたりすることによって）。これらの変更が個々の従業員自身にどのように役立つかを強調してください。発表後も計画の利点を強調し続けます。
変更のための時間枠を従業員に与えます。いつ変更が始まるのか、またどのくらいの時間がかかるのかを伝えます。正確な時間枠がわからない場合は、正直に言って、回答が期待できる時期を従業員に知らせてください。
あなた自身の疑問や質問を共有してください。機密事項または未解決の変更についての情報がある場合は、できる限り知らせて、投機を減らすための回答が期待できる時間を与えるように従業員に伝えます。
従業員に、質問をしたり、変更に関して疑問や困難を表明する機会を提供します。プロセス中に懸念がある場合は、従業員にあなたや他の経営陣と定期的に話すように促します。難しい質問にはできる限り正直に答えてください。
変更が行われるたびに、マネージャや従業員と頻繁に連絡を取り合います。速やかに発生する新しい情報を提供してください。計画が変更された場合は従業員に通知し、変更された理由を説明します。従業員が暗闇の中にいることに気付かないように、プロセス全体を通してできるだけオープンにしてください。
