理事会に正式な書簡を書くことは威圧的なプロセスです。これがあなたの考えを担当者に聞かせるチャンスですので、正式なプロセスに従うことが重要です。ただし、コンテンツの欠落や文字の文法上の誤りがある場合は、フォーマットを正しくしても意味がありません。
理事会への手紙を始める前に
理事会とのやりとりで、あなたが何を言いたいのか知っています。あなたの動機は何ですか？何を達成したいですか？苦情通知書は、例えば、プロジェクトのための資金を求めている通知書とはまったく異なる方針を必要とします。
少しメモを取ってください。何を言うべきか、なぜそれがあなたにとって重要なのかを書き留めます。後者はそれを手紙にすることはできないかもしれませんが、それはあなたが集中し分類され続けるのを助けるかもしれません。参照する必要がある証拠資料、共有したい証拠または統計はありますか？それらを準備し、なぜそれらが関連性があるのかを書き留めます。
手紙の起草
まず、メモを整理します。あなたが書いている理由との関連で最大のポイントは何ですか？その点を裏付ける要素は何ですか？順番に並べてください。これは基本的にあなたのアウトラインです。だから今、あなたは行ってもいいです。
多くの人々は手紙を書き始めるのに苦労しています、彼らは最初から気の利いたものである必要があると考えていますが、明確であることがより重要です。あなたが言う必要があるすべてを言って、そして編集時にそれを改善して締め付ける。まず始めに、「スミス会長と理事会メンバーの皆さん」とそれに対処してから、「私は書いています…」と開いて、あなたが書いた包括的な理由を引用してください。
あなたの冒頭に沿って主な支持点をたどり、あなたが以前に指摘したすべての問題を含むいくつかの簡潔なパラグラフを書きなさい。
覚えておいて、これはビジネスであり、これらの人々は彼らのプレートの上にたくさん持っています。花が咲き乱れるようなものや、点在しているものではなく、長いものではありません。要点を理解し、それについて礼儀正しくし、尊重してサインオフします。
編集の重要性
実際には、取締役会を作成することは、正式なビジネスレターを作成することとほとんど違いはありません。ただし、それは人々のグループに対するものであり、作成する理由によってはより多くのことがあります。
最も重要な部分は本当に編集であるとき、ほとんどの人は書くことについて過度に強調します。何かを書いた後は必ず休憩を取ってください。そうすれば頭がすっきりして、新鮮な目で戻ってきます。
少なくとも3つの編集パスを取ります。文法の誤り、不要な単語、そして過度にカジュアルなトーンを探してください。人々はしばしば失礼であることと簡潔であることを間違えますが、簡潔に書くことは強く、そして適切に言えば、ビジネス上の対応でうまくいく両方の資質です。
それでも、うやうやしく、やや敬意を払うようにしましょう。
あなたの目的を知っている
前述のように、なぜあなたが書いているのかを知ることは重要です。あなたが書く必要がある3つの最も一般的な手紙は何かを要求すること、辞任することまたは機会を受け入れることである可能性があります。
辞任する 会社、プロジェクト、あるいは取締役会自体から辞任するときは、機会があったことに感謝します。詳細を共有せずに、なぜ自分が辞任をしているのか - 個人的な理由で、新しい機会を探るために - 変更を切望するために - できれば一文で説明しなさい。短く専門的にしてください。可能であれば、将来必要に応じて利用できるようにしてください。
受け入れています： これは単一の段落の後に感謝の言葉を続けることができます。あなたがその機会を受け入れることを誇りに思っている、あなたが貢献することを楽しみにしていて、あなたが取締役会の信仰に感謝しているとしましょう。プロジェクトや意図にこだわるな。それが契約の目的です。
リクエスト： すぐに、あなたが要求しているものを述べてください。理由を説明。要求が有効である理由について裏付けとなる証拠がある場合は、それを簡単に文書化してください。パフォーマンスや成果の約束は避けてください。交渉や能力のある契約やプロジェクトのスケジュールにのみ記載する必要があるためです。質問がある場合や説明が必要な場合は、検討してもらえるようにしてください。
