円形の手紙は、大勢の聴衆と同じ情報を共有するために使用されます。個人的な手紙とは目的が異なります。個人的な手紙は、1人または少数の受信者に特定の情報を送信します。回覧は、新しい情報を発表したり、方針を明確にしたりするためによく使用されます。それらは広く読まれているので、それらはトピックにおいてやや一般的です。円形の手紙を書くには、いくつか重要なステップが必要です。
あなたの聴衆を知ってください。サーキュラーレターの場合、読者層は多様であるため、聴衆の事前の知識のレベルや、共有したいコンテンツへの親しみやすさを判断するのは難しい場合があります。しかし、あなたが書くときには、読者の大部分を考慮してください。そうすれば、あなたの手紙はほとんどの人にとって役に立つことになります。
内側と外側の円形文字を区別します。大規模なグループに回覧されていますが、内部の回覧文字は依然としてグループに制限されています。たとえば、企業は、新しい会社の方針に関する社内レターを従業員に配布することがあります。これとは対照的に、外部からの手紙は、すべての顧客または公衆に回覧される手紙です。
円形の文字が機能する通信の種類（内部または外部）に適したトーンと音声を使用してください。たとえば、遅刻や欠勤を説明するすべての従業員への回状には、厳格なトーンが適しています。しかし、厳格な口調は、顧客に回覧する手紙に使用するのには適切ではないでしょう。
許可された情報だけを共有します。円形の手紙は大勢の聴衆を対象としているため、広範囲の聴衆を対象としていない機密情報や詳細を開示するのには適していません。
