カバーレターとも呼ばれる送付状は、ファックスおよび電子メールに添付されて、ファックスされた文書の内容またはEメールに添付されたファイルを説明します。送付状はまた、文書が共有のファックスまたは電子メールアドレスに送信される場合に、その文書が適切な人に渡されることを保証します。これらの手紙は通常簡潔で、必要な情報だけを伝えます。送付状は業務上のやりとりの一種であるため、正確に書くには一定の基準に従う必要があります。
文書の上部に自分の名前または会社の名前、住所、電話番号、その他の連絡先情報を入力し、ページの右側に表示します。代わりに、代わりに会社のレターヘッドに手紙を書くこともできます。
行をスキップして、ページの右側のあなたの情報の下で日付をリストしなさい。
受取人の名前、住所、および該当する場合は口座番号またはその他の識別情報をページの左側に、日付から2行下に入力します。
手紙を受け取る人に宛ててください。個人の名前がわからない場合は、 "Dear Sir or Madam"と書くだけで十分です。
最初の文に手紙を書いた理由を挙げなさい。あなたが履歴書、事業提案書、製品またはサービスに関するレポートまたは情報を送っているかどうか述べなさい。
あなたが送信している文書に関する背景情報を2番目の段落に記入してください。これには、読者が文書に含まれる情報に基づいて行動しなければならない日付、または文書に複数のページがある場合は、含まれるページの簡単な説明が含まれます。また、文書に関してあなたが彼と行った会話や通信について読者に思い出させることもできます。
最後の段落の時間を読者に感謝し、質問があればあなたに連絡するように依頼してください。
電子メールアドレスや電話番号などの名前、役職、および連絡先情報をページの下部に入力します。あなたの名前の上にあなたの署名を手書きしてください。
