人事システム（HRS）は、組織内の人事の慣行、方針、および管理に関連する情報を収集、保管、および共有する情報技術システムです。人事管理システム（HRMS）、人事情報システム（HRIS）、人的資本管理システム（HCMS）、人事情報技術（HRIT）とも呼ばれます。 HRSは、連邦および州の雇用法の遵守など、組織が人的資源の複雑で相互に関連するすべての側面を管理するのに役立ちます。
HMSの構造
HRSは、従業員管理、報酬および給付、意思決定支援などの重要な人事管理機能を自動化します。それは、採用、時間と出席、給与、福利厚生、年金、従業員の技能と訓練などの機能的な処理単位にリンクされた一連の統合データベースで構成されています。データベースが統合されているため、従業員の名前、住所、社会保障番号などの基本情報は1回入力するだけで済み、その後すべての機能処理ユニットで情報を取得して使用できます。
従業員管理
HRSは、最初の雇用申請から最終給与まで、従業員に関するすべての情報を収集します。それは基本的な識別情報、仕事の割り当て、業績情報、給料、従業員の技能目録および訓練歴を捕獲します。従業員管理データベースに取り込まれた情報は、年齢、性別、出身国、人種、障害など、雇用機会均等委員会（EEOC）に必要なコンプライアンス報告にも使用されます。
報酬とメリット
HRSの報酬および給付機能は、勤務時間に関する情報を収集し、それを使用して賃金、連邦税および州税の金額、ならびに健康保険や退職金などのその他の控除を計算します。システムは、従業員の銀行口座に直接支払う給与または預金を生成します。また、給与期間と年初来の合計で、獲得休暇と病気休暇を計算します。
意思決定サポート
HRSは、給与、新入社員、従業員の異動などの標準的な人事レポートを生成することによって、レポート作成および意思決定支援活動を簡素化します。この情報は、事業の管理、組織の業績評価、および将来の計画に使用されます。 HRSを使用すると、ユーザーは特定の状況を分析し、組織の1つの領域における従業員の離職率の増加などの傾向を特定するための特別なレポートを生成することもできます。
情報の共有
人事システムは、情報の共有と、財務、経理、サプライチェーンを含む組織の他の重要なビジネスシステムとの統合を容易にします。また、規制当局への報告や健康保険や退職年金管理者との間のデータ転送など、第三者とのデータ共有も可能です。
従業員セルフサービス
多くの人事システムには、イントラネットリンク（会社が所有する安全でプライベートなWebサイト）を介して機能する従業員セルフサービス機能が含まれています。このWebサイトを使用して、従業員は、人事担当者に連絡することなく、個人情報の更新、勤務時間の入力、トレーニングへの登録、および累積休暇および病欠の検索を行うことができます。従業員は、自分の机の上のコンピュータ、ラップトップコンピュータ、または工場のフロアや倉庫にあるコンピュータキオスクから自分の情報を調べることができます。
