ビジネスを営むとき、それはプロと丁寧な方法で電話に答えることが重要です。電話は、ほとんどの企業とその顧客との間の主要なコミュニケーション手段であり続けています。顧客が生成した企業のレビューを読むと、顧客は電話での扱いに基づいて会社の全体的な意見を形成する傾向があることがわかります。顧客は、電話に出るまでの呼出音の回数、電話での挨拶の仕方、保留時間、および通話の終了までに満足したかどうかに基づいて判断を下します。
3番目の呼び出し音の前に電話を取ります。これは毎回可能ではないかもしれませんが、これは全体的な目標であるはずです。電話がすぐに応答されない場合、顧客はそれを専門外と見なします。すぐに電話に出られない場合でも、少なくとも顧客に挨拶し、しばらく待つように依頼してください。
専門的な方法で電話に出ます。ほとんどのビジネスでは、標準的なグリーティングが最も効果的です。また、すべての電話に同じように回答するという普遍的な企業ポリシーを発行することをお勧めします。会社の名前を含む簡単なグリーティングを使用して、どのように支援できるかを尋ねます。たとえば、「こんばんは。XXX社に電話していただきありがとうございます。どうすれば私はあなたを助けることができますか？」という効果について何かを言うことができます。
顧客が話している間は積極的に聞いてください。他の人が自分に注意を向けていると感じていないとき、または彼らが何度も言ったことを繰り返すように何度も求められているとき、顧客はいらいらします。電話中はマルチタスクを避け、顧客に注意を向けてください。
話している間は笑ってください。あなたが笑うとき、あなたは電話でもっと気持ち良く出会い、顧客はこれに前向きに反応します。さらに、顧客が怒っていて賛成できない場合でも、常に快適で丁寧な姿勢を保ちます。
顧客に物事を説明しながらゆっくりとはっきりと話します。あなたが急いで電話をかけようとしているのと同じように、顧客は急いでいるとは思わないでください。あなたが長いプロセスを説明するか、または会社の方針を超えている間、ゆっくりそしてはっきり話すことが特に重要です。顧客が十分に理解し、疑問が残ることがないように、あなたは自分自身を徹底的に説明したいと思います。
