顧客の苦情を記載した書面の手紙は、あなたの会社または製品を直接反映していると見なされます。注意深い、専門的なコミュニケーションは、顧客を失うことを防ぎ、あなたの会社の悪い将来の宣伝を防ぎ、さらには将来の顧客とのれんを生み出すことさえできます。書面の手紙は、一度送付された後に回収することができない「ペーパートレイル」でもあるので、与えられた情報のどれも会社の将来または追加の責任を生み出さないことが重要です。最高の職業的回答は礼儀正しく、簡潔で直接的です。
あなたが必要とするアイテム
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コンピューター
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プリンター（郵送の場合）
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インターネットアクセス（メールレターの場合）
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エンベロープ
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切手
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紙
あなたが手紙を送ることになる日付と手紙の上部にある申立人の完全な名前と住所を使用してください。 Eメールの手紙やレターの用紙に会社のロゴを使用していない場合は、必ず会社の情報を手紙の署名行の後に追加してください。手書きの手紙は、個人的なものであり、プロのものではありません。
あなたの製品やサービスに不満を持っている理由をあなたに連絡する時間を取ってくれて不満を言います。彼の不満が何であったのかを再び述べることについて具体的になりなさい。
問題を彼女とあなたの相互満足に解決するためにあらゆる方法で申立人と協力するというあなたの意図を述べてください。
あなたが苦情申立人と直接連絡を取って解決策を検討すること、そしてあなたとあなたの会社がどのように不満の再発を防ぐことができるかを評価していることを示します。
ご不便をおかけして申し訳ありませんが、解決策を得るためにお客様に連絡していただきたいというお客様の意欲に感謝します。
顧客の事業を維持するために働く意欲を表明し、顧客の満足度があなたの会社にとってどれほど重要であるかを示します。
あなたの個人的な署名のために数行を残して（これが書面の手紙であるなら）、あなたのフルネーム、職業上の肩書き、そしてあなたの完全な会社情報で終わりなさい。電子メールを送信している場合は、電子メールの件名に「お問い合わせいただきありがとうございます」という行を必ず追加してください。
ヒント
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日付、顧客のフルネームと住所、フルネームと連絡先情報、および個人的な署名を記載した伝統的なブロックスタイルの文字フォーマットを使用してください。最終製品のスペルチェックと文法チェックを常に実行し、可能であれば独立したソースから簡単な校正を受けてください。あなたのプロのイメージを悪化させ、スペルミスや間違った文法で曖昧にフォーマットされた文字よりも悪いものはありません。
警告
あなたが受けた苦情がどれほど深刻であるか専門的でないかにかかわらず、あなたの回答には疑わしい言葉や非難的な言葉は控えてください。あなたの書面による回答は、最終的には多くの人々、さらには潜在的な顧客の手に渡る可能性があります。たとえあなたがあなたが受けた苦情を完全に満足させることができないとしても、専門的で友好的な返事の手紙は建物の共通の基盤とのれんを対象としています。それはまたあなたまたはあなたの会社に手紙を見るかもしれない他の誰かと共に前向きに反映しています。
