ビジネスクレジットカードのポリシーと手順

特定の従業員にクレジットカードを発行することにした場合は、それらのカードの使用を管理する規則や規制を制定する必要があります。クレジットカードの支出を追跡し、支出を管理するために役立つ一連の手順を用意しておくこともお勧めです。会社のクレジットカードは、旅費や事務経費などのビジネス目的で必要となる従業員にのみ発行されるべきです。会社のクレジットカードの規定の1つは、カードを悪用すると解雇されるということです。

個人的な使用

ビジネスクレジットカードは、時折の購入や出張に資金を供給するのに便利な方法を提供するかもしれませんが、それらはまた悪用の大きな機会を提示します。適切なポリシーと手順は、カードを使って個人の経費を賄う従業員から企業を保護するのに役立ちます。また、報復を恐れずに安全に購入できる種類の購入を従業員に知らせることで、従業員を保護できます。

会社のクレジットカードが個人的な使用のために従業員によって使用されないようにする方法の1つは、優れた経済的責任を示す従業員にのみカードを発行することです。これは、カードを検討されている従業員の信用調査を実行することを必要とするかもしれません。個人の購入に会社のクレジットカードを使用することを禁止する方針を作成する必要があります。これを緩和するために、会社を通じて従業員にカードを発行し、会社は毎月の請求書を受け取る必要があります。従業員は、カードに請求されたすべての経費を概説するための経費フォームを提出する必要があります。経費シートが実際の請求書と一致しない場合、カードの個人的な使用がある可能性があります。このチェックとバランスのシステムは、自分のカードの使用方法に責任があることを従業員に思い出させるのに役立ちます。

事前承認

会社のクレジットカードは業務上の目的にのみ使用されるべきですが、従業員が顧客を楽しませるために出張中には、業務目的と個人的な使用の境界があいまいになることがあります。会社のクレジットカードを使用するたびに、会社は事前に承認する必要があります。娯楽クライアントなどの変動料金については、許容される娯楽の形態を概説し定義するプロトコルを採用する必要があります。顧客を楽しませる前に、従業員には、会社のクレジットカードへの請求に関して、会社が支払う金額に対して所定の制限を設ける必要があります。所定の金額を超える請求は従業員の責任となり、承認されていない形式の娯楽でのクレジットカードの使用は解雇となります。