正式な手紙を書くのは大変です。上司に正式な手紙を書くと、この世の外では怖い気分になることがあります。それが休暇を要求することであるか、あなたの辞任を入札することであるかどうか、それはあなたが仕事の世界に出かけるときに学ぶのに良いスキルです。テンプレートを念頭に置いておくと、その過程で非常に役立ちます。
あなたの意図について考える
ここであなたの焦点は何ですか？あなたはあなたの最終結果に何を望みますか？自分が言いたいことだけではなく、自分の上司に書くときになぜそれを言う必要があるのかを自分で明確にすること。伝えたいことについて正直になることが重要です。
あなたの連絡先情報
右上隅に、連絡先情報をすべて配置してください。次のようになります。
- 名
- 会社の住所
- あなたの直接の会社の電話回線。
- 電子メールアドレス。
これにより、あなたが誰であるか、あなたの直属の上司またはあなたのチームが誰であるかが非常に明確になります。
上司の連絡先情報
次のように、連絡先情報の真向かいに、上司の連絡先情報を上記と同じ形式で配置します。
- 名
- 会社の住所
- 彼の直接の会社の電話回線。
- 電子メールアドレス。
レターデート
連絡先情報の下の1行に、手紙の日付を記入します。それはあなたがあなたの手紙を書き始めた日ではなく、あなたの上司のためにそれを残したい日であるべきです。これはまた応答のための時間枠を考慮に入れる。
挨拶で開く
日付のすぐ下に、あいさつ文を書いてください。直後にコンマが付いた上司の名前あなたの上司がどのように対処されることを好むかを正確に書きなさい。
第一段落
あなたが誰であるかをまとめることから始めましょう。あなたの会社が大小にかかわらず、あなた自身を識別することはそれを行うための適切な方法です。あなたの役職、あなたの正確な部署、そしてあなたが会社にいた期間。これは、あなたが上司にこの手紙を書く目的を明確に述べたいところでもあります。
第2段落
これがあなたが上の段落で行った声明を具体化するところです。医療休暇が必要な例を続けると、次のように書くことができます。「医療休暇の私の理由は、医学的に強制された手術を受けることです。 5週間の有給休暇があります。あなたのレターに正しいトーンを使用することは非常に重要です。あなたは決して過酷ではないが疑問を持ち、有益なものとして出会いたくない。結局のところ、あなたは上司に自分が自分の立場と権限を尊重していると感じてほしいと思います。また、あなたが本件について直接話し合ったり、彼らがあなたに連絡するのが最も簡単な方法で話したりすることに寛容であることを付け加えることも重要です。
第3段落
手短に言えば、あなたの上司があなたの手紙を読んでくれた時間に感謝します。
署名を付けて閉じる
丁寧でプロフェッショナルな締め切りでサインオフします。 「よろしく」と「誠意をこめて」の後にコンマを続けることは、どちらも良い標準的な選択です。スペースを空けて自分の名前を入力します。名前が印刷されたら、そのスペースに文字を入れることができます。
あなたの上司へのあなたの正式な手紙の意図がどうであれ、それが時間に敏感であるならば、それをよく前もって書くようにしてください。会社を一時的に退職させるか辞任を申し立てるかにかかわらず、迅速で丁寧であることが最も重要です。
