ビジネスレターの挨拶は、レターの残りの部分を読む前に読者が見ることのできるものです。不適切に書かれた挨拶文は読者を怒らせ、手紙の残りの部分に悪い調子を設定する可能性があります。通常、ビジネスレターの挨拶文を起草するときは、正式で尊重されたアプローチをとるべきです。よくわからない場合は、役職と姓で相手に名前を付けることが常に適切です。ただし、名をビジネスレターで使用できる場合があります。
経験則
一般的に、人々は商売上の通信における肩書きと姓によって扱われます。これは、Eメールによるビジネスレターを含む、ビジネスレターに対処するための最も正式で伝統的な方法です。ただし、場合によってはファーストネームを使用することが許容されます。ビジネスレターで相手にどのように対処しても、コロンは通常挨拶文の後に使用されます。
親しみやすさ
あなたがあなたが手紙をあてている人と姓名ベースでいるならば、それはあなたの手紙の中で彼のファーストネームによってもその人をあてがうことは一般的に受け入れられます。さらに、ビジネス担当者からの前回の連絡からの合図を取って、ファーストネームを使用できるかどうかを判断できます。たとえば、彼があなたに連絡を送って彼のファーストネームを使ってそれに署名したならば、ビジネスレターの中でファーストネームによって人を演説することは容認できます。これは、より非公式なアプローチを使用できることを示しています。
あいまいな名前
あなたが出会ったことがない誰かに手紙を書いているとき、Pat、Leslie、Chrisのように、ファーストネームがあいまいな場合は、性別固有のタイトルを誤って使用しないようにビジネスレターをファーストネームとラストネームでアドレスします。代わりに、「心配することがあります」または「親愛なるサーまたはマダム」のように、名前を完全に回避する他の性別中立の挨拶を使用することができる。
名を使わない場合
正式な、または合法的なビジネスレターは、読者になじみがあるかどうかにかかわらず、常にタイトルと姓で対処する必要があります。女性を演説するとき、作家は婚姻状態を仮定するべきではありません。中立的な言葉「さん」女性が彼女が「夫人」を好むことを特に示唆しない限り、使われるべきです。それを彼女自身の業務上の通信で使うことによって、またはあなたに話すことによって。その人が「Dr.」のような職業上の肩書きを持っている場合は、常にこの肩書きを使用するのが最善です。
