電話会議を終了することは、電話会議に関係する人々の関係や将来にどのような影響を与えるかという点で重要です。たとえば、電話会議の電話会議がうまく終了せず、販売プロセスの次のステップに関する話がない場合は、販売を妨げる可能性のある誤解が生じる可能性があります。通話がスムーズに終了するように、通話の終了方法を計画することをお勧めします。
通話を計画します。適切な計画があれば、電話会議に関わる人々は、すべてのトピックが網羅され、議題のすべての問題が解決されたことを安心して知ることができます。すべての情報が伝達されていないときに電話を時期尚早に終了することは悲惨なことになる可能性があります。
さまざまなシナリオに対する出口戦略を計画します。さまざまな理由で、通話が早期に終了する可能性があります。また、通話が早期に終了する場合は、他の当事者は応答方法および通話が失われないようにするための手順を知っておく必要があります。これはいくつかの最終メモを準備して実行可能なステップを取り除くことによって達成することができます。
通話を要約します。議題のすべての項目について話し合い、すべての質問に答えたとき。他に何か追加するものがあるかどうか、電話の箇条書きを要約していないかどうかを電話で確認し、誰もが言ったことを理解していることを確認します。誰もが誰が何をしているのかを知っているように、そして誰もが今後の計画をよく知っているように、一つずつ行き、電話会議の各メンバーとフォローアップのステップを繰り返す。フォローアップがどのように伝達されるかを皆に言うことによって閉じます。敬意を持って電話でそれぞれの人に話しかけてさよならを言ってから電話を切る。通話を要約したすべての関係者にフォローアップ電子メールを送信します。
