ビジネスレターは、多くの場合、参照イニシャルを含めることで締めくくります。これらのイニシャルは、手紙の作者、署名者およびタイピストに関する参照として役立つように設計されています。多くの企業は、すべてのビジネスレターに参照イニシャルを使用する必要があります。他の人はそうではありません。
配置
ビジネスレターの最後のセクションは、イニシャルの参照専用です。これらのイニシャルは常に文字の下、署名ブロックの2行下に配置され、左マージンに揃えられます。参照イニシャルの1つ以上のセットがあるかもしれません。
詳細
これらの略語は参照目的で使用されているので、頭文字の順序を理解することは文字の読者にとって重要です。イニシャルは1、2、または3セットあります。文字の頭文字の署名者が最初に配置され、すべて大文字で配置され、その後にスラッシュ記号（/）またはコロン（:）が続きます。その後、作家の頭文字が再び大文字で書かれ、その後にスラッシュまたはコロンが続きます。タイピストのイニシャルは常に最後に置かれ、小文字であるべきです。
目的
参照イニシャルは、誰が署名して文書を入力したかを記録する方法として使用されます。これらのイニシャルは、会社が送った手紙に関する問題を企業が調査する方法を提供します。誤解が手紙の中で起こるならば、読者は手紙を書いている人がそれを署名した人と異なっていたことを発見するかもしれません。作家は文書の署名者が望んでいた重要な要素を見逃しているかもしれません。
ビジネスレターの要素
会社がビジネスレターを書くとき、それは特定の標準的な要素を含みます。ほとんどの企業はレターヘッドステーショナリーにビジネスレターを書いています。タイピストは、日付、受取人の住所、そして挨拶文を書きます。この後、タイピストは手紙の本文、クロージング、そして署名ブロックを書きます。参照イニシャルは署名ブロックの一部と見なされます。ビジネスレターに含まれることが多いその他の要素は、レターの目的や内容について説明する参照行、またはドキュメントが正しい人に届くようにする注意行です。
