会計部門は、責任、部門または政府機関を識別するためにさまざまな頭字語を利用しています。一部の頭字語は業界固有のものですが、他には普遍的に存在するものもあります。買掛金は、ほとんどの企業で「買掛金」部門を表します。
ポジション
買掛金管理部門の規模は、一人から複数の異なる監督レベルの多くの人までさまざまです。買掛金担当者は、請求書から会計システムにデータを入力し、請求書をバックアップ文書と照合します。買掛金管理責任者は、買掛金担当者の仕事を監督し、請求書の支払いや仕入先の残高に関する他の部門からの問い合わせに対応します。買掛金管理者は、部門内の個々の役割を計画し、部門の費用を予算に入れ、意思決定の際に他の会社の管理者と協力することによって部門をリードします。
責任
買掛金管理部門は、期限内に請求書を支払う責任を負っています。多くのベンダーは、特定の期間内に請求書を支払うための割引を提供しています。買掛金管理部門は、会社で最大の割引が利用可能であることを確認するために、支払期日とともに支払期日を監視します。買掛金部門は、各請求書が支払い前に正確であることを確認する必要があります。買掛金管理部門では、小切手に印刷された管理者の署名を使用して小切手の印刷を調整します。小切手と請求書も封鎖しておく必要があります。
内部制御
買掛金管理部門では金額が変動するため、内部統制を優先する必要があります。小切手の基本的な保護は、空白の小切手をロックして鍵へのアクセスを制限することによって実現されます。請求書照合は、各請求書が正確で有効かどうかを判断します。 1人のチームメンバーが他の人のレビューなしにシステム全体にアクセスできないように、職務はチームメンバー間で分割されます。
プロセス改善
小切手の印刷は手作業で行われることが多く、封筒の詰め物などの面倒な作業には人手が必要です。プロセスの改善は、付加価値のない作業に従事する従業員の必要性を減らし、従業員が分析作業に集中できるようにします。改善点には、電子決済および電子承認システムの使用が含まれます。
