手動会計からコンピュータ会計への切り替えは、簡単かつ効率的に実行できる段階的なプロセスです。会計年度の終わりであれば、新しい会計年度の初めから始めることができます。期末財務諸表を除き、過年度のデータを入力する必要はありません。年末ではない場合は、年末まで待つか、その年までのすべての詳細データをシステムに入力するかを決定する必要があります。
あなたのコンピュータ化された会計システムのためにあなたが必要とするコンピュータ機器を研究して決めなさい。今日のほとんどのPCには、中小企業向けの既製の会計パッケージがあります。コンピュータに数ギガバイトの記憶容量のあるハードドライブがあることを確認してください。時間が経つにつれてあなたのコンピュータ化された記録は成長するでしょう、そしてあなたはコンピュータが数年間続くことを望みます。また、ワードプロセッサや表計算プログラム、そしてインターネットや電子メールの機能も必要です。
コンピュータ機器をセットアップしてインターネット接続を確立します。問題が発生した場合は、すべての会計ソフトウェアパッケージでオンラインヘルプを利用できるため、この手順は重要です。また、コンピューターのセットアップの一環として、ファイルをバックアップする手段を確立してください。あなたは毎日あなたのデータをバックアップするべきです、あるいはあなたが重要な何かに取り組むときさらにもっと頻繁に。ファイルはポータブルドライブに簡単にバックアップできます。会計システムは、必要に応じて情報が取り出されるデータベースであることを認識することが重要です。
どの会計ソフトウェアパッケージが自分のビジネスに最適かを調べて決定します。大部分の中小企業はQuickBooksやPeachtreeのようなすぐに使えるソフトウェアパッケージでうまくいきます。
内蔵のメニューに従ってソフトウェアパッケージを設定します。総勘定元帳の勘定科目表を作成します。銀行口座を設定して、仕入先と顧客に関する必要な情報を追加します。
コンピュータ化された本を最新にするのに必要な詳細な取引データを入力してください。当年度の期首残高として、前年度からの期末財務諸表を入力する必要があります。次に、最新の状態になるまで、今年の各月の詳細な取引データを入力します。年末の場合は、新しい年の期首残高を設定して先に進め、取引やイベントが発生したときに会計データを入力します。あなたは今、コンピュータ化された会計システムに取り組んでいます。
前年度の財務諸表をシステムに入力するかどうかを決定します。コンピュータ化された記録に履歴を提供するために、過年度の財務諸表を追加することができます。あなたはこれを毎月、毎四半期または毎年数年前に遡ることができます。詳細な取引データを履歴に追加する必要はありませんが、手動の記録に戻る道があるはずです。
