紙と鉛筆、またはさまざまなスタンドアロンのコンピュータプログラムの使用から統合情報システムへの移行は、中小企業の成長の確実な兆候です。分離された手動システムとは異なり、テクノロジベースのシステムは、中央の場所からのビジネス情報の格納、処理、配布、および伝達のあらゆる側面を処理します。最優先の目標は、競争上の優位性の獲得や顧客満足度の向上などの無形の利益に重点が置かれていますが、コスト削減、管理の改善、データ入力ミスの減少などの明白な利益も享受しています。
有形の定義
具体的な給付リストに含める内容は、これらの給付を狭い定義と広い定義のどちらで分類するかによって異なります。あなたの会社が狭い定義を使用している場合、目に見える利益はあなたが金銭的に定量化し測定することができるものだけです。これには、即時のコスト削減と長期的なコスト削減の両方が含まれます。大まかな定義には、金銭的には定量化できないが、直接見たり、触れたり、感じたりすることができる、明白な利点も含まれます。
コスト削減の利点
コスト削減のメリットや経費が一晩で減るわけではないが、実現には時間がかかることがよくありますが、時間の経過とともに財務上のメリットがより明白になります。さらに、これらの利点はしばしば順番に発生します。たとえば、情報システムは生産性を向上させ、それが人員削減につながり、運用コストを削減します。在庫の発注効率も向上するため、リードタイムが短縮され、在庫保有要件とコストの両方が削減されます。
より良い内部統制
多くの具体的な利益が予防的および探偵的な内部統制を改善するために働く。例えば、集中型情報記憶システムは改善されたアクセス制御を可能にする。迅速な報告は、リアルタイムのフィードバックにつながることが多く、説明責任を高め、事業資産の悪用、詐欺または内部盗難の可能性を減らします。さらに、自動追跡により、現在および過去の文書の検索が容易になるだけでなく、ほとんどの取引について完全な監査証跡を作成して確認することもできます。
増収
情報システムは、応答時間を改善し、売上を増やすことができます。データの可用性の向上や情報システムの在庫管理部分における情報のボトルネックの減少などの明白な利点は、品切れやバックオーダーを減らすことによって売上を増やすのに役立ちます。顧客関係管理の部分では、顧客の情報に簡単にアクセスできるということは、販売することとしないことの違いを意味します。また、営業担当者や顧客サービス担当者は、顧客の注文履歴を監視したり、タイムリーなセールスコールをスケジュールしたりできます。
