議事録レポートの書き方

良い会議の議事録を準備して書くことは、少しの準備と細部へのこだわりで誰でも習得できるスキルです。公平で正確な会議の記録は、多くの企業にとって法的要件です。あなたがビジネス、政治、社会またはボランティア組織のために議事録を書くかどうか、議事録は組織の歴史の恒久的な部分になるでしょう。多くの場合、議事録は何年、何十年、そして時には何世紀にもわたって保存されます。

あなたが必要とするアイテム

議題
参加者リスト
テープレコーダー
ノート

会議の議題、出席者のリスト、議事録を記録するために必要な備品を使用して、会議に早く到着します。会議の進行役の近くの座席を選択してください。会議の進行役の近くに座ると、聞き取りやすくなり、説明を求めることが容易になります。

テープレコーダーを使って会議の音声記録を録音できるかどうかを尋ねます。あなたがコンピュータでメモをとるならば、それが正しく機能することを確認してください、そして、コンピュータが失敗した場合にバックアップメモをとる方法として使用するために紙のノートと筆記用具を持ってください。

会議が注文を依頼された日時を記録します。役員報告書および委員会報告書の本質を記録する。通常、完全なレポートは議事録に添付されています。発生した動きを記録します。誰が各運動を紹介したか、誰がその運動を派遣したか、そしてその運動が承認されたかどうかを含みます。議題項目がテーブルに記録されている場合 - 会議中に行動しなかったがしばらくの間保留されていた場合は、誰がその項目を表にするために申立てを導入し、誰が申立てを依頼したかに注意してください。発表とフォローアップ会議の日程を記録する。

議事録テンプレートを検索または作成します。あなたの組織はすでに議事録テンプレートを持っているかもしれません。そうでない場合は、オンラインで入手可能な多数の議事録議事録テンプレートの1つを使用するか、独自のテンプレートを作成することができます。テンプレートには見出し、本文、および署名行が必要です。見出しには、組織の名前、会議の開催日時、開催場所が含まれます。

会議の議題をガイドとして使用して、テンプレートの本文を作成します。その部分に次の項目を含める：出席統計、最後の会議議事録の承認、役員および委員会の報告、旧事業、新事業、発表および延期時間。

テンプレートに、秘書および承認機関の署名行と日付行が含まれていることを確認してください。

テンプレートを使用して議事録を準備します。過度の詳細を取り除きます。決定した内容、誰がアクションを実行するのか、それが期限内であるのか、そしてアクションが完了した時に組織がどのように知るのかを記録します。最初のドラフトを完成させたら、会議の音声記録を確認して、必要なものがすべて揃っていることを確認します。次に議事録を編集します。

議事録は、組織が行った行動の記録です。それは筆記録であると言われていることすべての記録ではありません。あなたの議事録をプロフェッショナルに保ちます。あなたの意見、判断、解釈を含めないでください。「熱い議論」や「素晴らしいコメント」などのフレーズは、プロの会議録にはありません。撤回された動きを決して含めないでください。

完了した議事録に役員および委員会の報告書を添付してください。必要な数のコピーを作成してください。可能であれば、次回の会議の前に会議の議事録を配布して、追加や修正を迅速に行ってください。