チェック署名者の内部統制チェックリストは組織によって異なります。不正の可能性を排除し、不正を防止するために、各企業はリスク管理のための適切な計画を決定する必要があります。一部の事業体では、プロセスは小切手の注文から始まり、小切手の保管から2つの署名者に対する要件、または特定の金額を超える小切手の特別承認までの範囲にわたります。定期的にルールを見直して、ベストプラクティスを確実に網羅するようにします。
書面によるポリシー
発注から受け取りから実際の署名までの小切手に関する組織の統制を詳しく説明した内部ポリシーまたは統制を書面で作成する。文書と記録からなる設計ツールは、すべて小切手筆記トランザクションとイベントを記録します。施設に十分な保管庫があり、コンピュータプログラムに適切な認証セキュリティがあることを確認してください。
空白のチェックストック
多くの組織には、空白の小切手在庫の管理シートを保管する責任を負う個人またはカストディアンがいます。このプロセスは、以下のステップを伴うことがある：空白の小切手の配達日を記録し、受け取った小切手の順序を示す。管理シートに欠けている小切手番号を入力してください。空白の小切手のバッチを受け取る個人は、それぞれの積荷の日付を記入して署名しなければなりません。さらに、ストレージに戻された未使用チェックの日付と順序を記録します。最後に発行されたチェックを確認してください。これにより、チェックシーケンスが損なわれないようにします。
独立した小切手と残高
それが小切手署名者のための内部統制に関しては、独立チェックとバランスがベストプラクティスになります。これには、小切手の金額の確認、照合、事務的な小切手、資産と記録された説明責任との比較、コンピュータ化された管理など、正しい金額が含まれていることが含まれます。さらに、経年残高バランスレポートやその他の自動レポートなどの会計レポートの管理を確認します。
管理レビュー
組織がタスクを分割するのは現実的ではない場合があります。この場合、管理者は小切手作成プロセスの完全性を保証するために定期的な見直しを行うべきです。小切手には必ず適切な書類で署名し、小切手に署名する人が小切手を事務所から郵送するようにしてください。可能であれば、現金支払いと買掛金記録を管理している人に小切手を返さないでください。方針として、小切手を「現金」で支払わないでください。
個別のアカウント
会社に最低2つの別々の銀行口座を設定します。すべての資金と領収書を最初の口座に入金します。あなたが書いた小切手をカバーするのに十分な資金を2番目の口座に送金します。理事会メンバーまたはその他の指定された個人は、口座に資金を振り込む権限を持つべきです。さらに、給与計算用に別のアカウントを作成します。再度、給与を満たすのに必要な金額だけを転送してください。
署名
委員会によっては小切手に2つの署名が必要な場合があります。ただし、2つの署名を取得するのは面倒であり、事前に空白の小切手に署名する必要があります。ポリシーが組織で機能しない場合は、1人の署名者から特定の金額までの要件にポリシーを変更します。また、従業員用の直接入金を設定し、サードパーティの給与計算サービスを使用します。
