現代の生活の多くの分野と同様に、コンピュータは、個人の財務と中小企業の両方のために、会計の実行方法を変革しました。手動入力を無限に並べて手作業で計算するのではなく、コンピュータは基本データが入力されると自動的に会計処理の大部分を自動化します。しかし、コンピュータ化された会計は不利な点がないわけではなく、コンピュータ化された会計を利用する前に賛否両論が考慮されるべきです。
生産性の向上
コンピュータは効率性で有名であり、会計もこの規則の例外ではありません。コンピュータ化された会計の使用は重複する記入項目、手書きの元帳およびメモおよび手動計算を排除し、スタッフの時間を節約し、そして同じスタッフがより多数の取引および報告を処理することを可能にする。
自動レポート生成
コンピュータ化された会計は、必要になるたびに標準の財務報告を手作業で作成することを余儀なくされるのではなく、口座残高、試算表、総勘定元帳、損益計算書およびその他の典型的な報告要件などの標準報告のほぼ瞬時の作成を提供します。
精度向上
正確な会計処理には非常に多くの計算が必要なので、コンピュータは人的ミスに対する理想的な解決策です。それでもデータ入力にエラーが発生する可能性がありますが、コンピュータの計算によって会社のレポートの正確性と信頼性が向上します。
柔軟性と適時性
コンピュータ化された会計は、データの操作に優れており、手作業の会計では対応できないレポート作成およびデータ分析の柔軟性を提供します。さらに、データがタイムリーに入力される限り、会社の最新情報を組み込んだ最新のレポートを即座に生成することができます。
データ保護のしやすさ
データが破損した場合、またはレポートが破損した場合、または失われた場合、コンピュータによる会計処理によってバックアップから即座に復元されるため、重要な情報が失われることはありません。重要な情報をさらに保護するために、デジタルバックアップをオンサイトまたはオフサイトで維持できます。
スタッフの満足度
手作業による会計処理に伴う日常的な作業の大部分を排除することにより、コンピュータ化された会計処理により、スタッフはより広範囲の作業に集中でき、手作業による計算などの退屈で反復的な作業に費やす時間が最小限になります。その結果、従業員はより大きな職務満足度を期待できます。
初期費用
多くの利点にもかかわらず、コンピュータ化された会計の1つの不利な点はシステムを確立するための初期費用です。コンピュータの価格は年々劇的に下落していますが、会計ソフトウェアは高価であり続け、数千ドルかかることがあります。
スタッフトレーニング
コンピュータ化された会計システムはまたスタッフのための特別なソフトウェアトレーニングを必要とし、ビジネスに追加のトレーニング費用を発生させそしてそれが利用されることができる前にシステムを展開するのにかかる時間を延長する。
信頼性
コンピュータ化された会計システムは本質的に、システムの信頼性と可用性に影響を与える可能性があるコンピュータウイルス、停電、ハードウェア障害などの問題に対して脆弱です。コンピュータの問題を修正すると、時間と生産性が失われます。
展開の問題
ビジネスにとって実質的な困難は、会計ソフトウェアの適切な設定の失敗、またはビジネスのニーズを満たすための誤ったソフトウェアパッケージの選択に起因する可能性があります。不適切または不正確な報告が行われる可能性があり、問題を解決したり新しいソフトウェアソリューションを展開したりするのに時間がかかります。
