リースの意図の手紙は、商業スペースのリースを交渉しようとしている家主とテナントに受け入れられる条件の要約です。それはどちらかの当事者によって準備されるかもしれませんが、彼が市場でいくつかの選択肢を調査し、単一のスペースに焦点を合わせることを決定した後、テナントはしばしば手紙を書くでしょう。 LOIは、テナントが正式な合意に向かって動くことを望んでいることを家主に知らせます。両当事者によって署名された場合、家主は通常、LOIを効果的にLOIに置き換わる包括的で拘束力のあるリース文書に変換するように弁護士に依頼します。
ステップ1：情報を整理する
すでに当事者間でやり取りされている情報をすべて集めます。たとえば、家主は、入居予定者にスペースの提案をし、間取り図、写真、およびサンプルのリース書類を提供した可能性があります。テナントは、ブローカー、オンラインデータソース、個人の検査など、さまざまなソースから建物に関する情報も収集した可能性があります。テナントがスペースの詳細とビジネス用語を正確に反映したLOIを作成することに注力するほど、より迅速に相互の合意に達することができます。また、より正確なLOIは、通常、最終リースの準備中にエラーの修正や誤解に費やされる時間が少なくなることを意味します。これは、ほとんどの場合、1時間ごとに支払われる弁護士によって行われます。
ステップ2：取り組むべき問題を集める
LOIで対処されるすべての問題をリストしてください。 LOIで明確にする必要がある典型的な問題には、次のものがあります。
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敷地
- リースされているスペース。歩道、積込ドック、駐車権などの内外のエリアが含まれます。
リース期間 基本賃料
提案されたリース期間中の賃貸料のエスカレーション（賃貸料の見直しと呼ばれる）
公益事業、不動産税および傷害保険などの営業費用に対する責任
改装 - テナントの目的に合わせてスペースを使用可能にするための料金と、タイムライン
スペースの許可された使用
多くのテナントは、看板、営業時間、セキュリティ、アクセス制限など、特別な懸念を抱いています。これらの問題はすべて、LOIのテナントによって識別され、十分に説明されるべきです。
ステップ3：最終ドラフトを準備するためのテンプレートを作成する
LOIの最終ドラフトを作成するためのテンプレートの使用を検討してください。あなたを手助けしているブローカーまたはリース業者は、テンプレート形式のレターを持っているか、またはオンラインで見つけることができるかもしれません。家主はまた、リースの定型版を提供することによっても、このステップでリソースになることができます。リースには最終的に合意されたすべてのポイントが含まれることがわかっているため、テナントはリースの目次をLOIの出発点として使用できます。ナショナルチェーンレストランのような経験豊富なテナントの中には、何年にもわたり使用してきた非常に詳細な文書を持っている人もいます。
ステップ4：リースするという意図の簡単な手紙を書く
各問題に関連した提案を慎重に定義してください。例として、見出し「リース期間」の下で、テナントは、「2015年6月1日から2020年5月31日までの間で、60か月の期間にわたって施設をリースする」と指定します。テナントによって行われている申し出を理解し、解釈するための文書の読者。時折、LOIは手紙の終わりに現れる詳細な展示を参照するでしょう。フロアプランまたは年ごとのレンタルスケジュール
ステップ5：結論を作成する
表現された用語が意図を反映しているが当事者を拘束するものではないことを説明する短い段落で結論を出す。この点が重要です - ここであなたがしていることは、結婚するのではなく、婚約することです。あなたがリース文書に書かれているものが好きではない、あるいは家主があなたの条件を受け入れないのであれば、あなたはいつでも取り引きから外すことができます。
最後の段落はまた、家主が一定の期日までに何らかの形で対応することを要求する協定の期限を表すことができます。返答は、手紙の署名入りコピー、または問題について話し合うための電話だけの形をとることがあります。最後に、スペースを借りたりリースしたりする目的の手紙に必ず署名し、あなたの名前と肩書きを追加してください。彼があなたの申し出を受け入れることができるように家主のためにサインラインを提供してください。
