大会を成功させるための計画を立てるには、基本的な会議のロジスティクスを検討する前に、主催団体の全体像の戦略的目標を知る必要があります。戦略的目標を使用して、必要な参加者を引き付ける方法、適切な場所を選択する方法、最適なスピーカーを選択する方法、そして最も魅力的なアメニティやアクティビティを開発する方法を効果的に計画できます。
戦略的目標を定義する
大会の組織の目標は、大会の出席者の目標と必ずしも同じではありません。大会を開催する組織の理由を学びます。それは、会員を引き付け、維持し、利益を生み出し、理事会および委員会の会員に休暇の特典を提供し、あるいは組織のためにメディアの宣伝を生み出すことかもしれません。
戦術計画を立てる
あなたの戦略的な目標を知ったら、それらを達成するためのあなたの戦術的な目的を設定してください。これらには、特定の出席者タイプを引き付けるためのセミナーや講演者の選択、収入を生み出す見本市の開催、出席率を高めるための配偶者の活動の追加、ゴルフトーナメントやリバークルーズなどの社会的機能の整理、アワードバンケットの開催、年次投票の実施などがあります。メンバーシップあなたのマーケティング計画は大会を促進するために広告、広報、宣伝およびソーシャルメディア戦略を含むべきです。
予算を計画する
大会の組織の財務目標を決定し、あなたの数字を見直します。慣習が費用である場合は、特定の予算に制限される可能性があります。組織は利益目標を持っているかもしれません、またはあなたはあなたの期待された収入に基づいて使うことを許されるかもしれません。楽観的で保守的な登録とスポンサーシップの収入に基づいて予測を作成します。
議題の概要
次に、イベントアジェンダを計画します。あなたの日付、場所そして活動を選びなさい。多くの大会では、イベントの全体的な目的を説明し、参加者を引き付けるのに役立つテーマがあります。理事会または出席者から日付や見込みのある場所についての入力を求め、選択する前に複数の場所へのサイト訪問を行う必要があるかもしれません。開催地、出席、業績、出席者およびスポンサーのフィードバックについて学ぶために、以前の大会に関する情報を検討してください。出席者のチェックインから始まり、毎日のスケジュールの概要を示すカレンダーを作成します。
研究物流ニーズ
会場、スピーカー、仕出し業者、娯楽施設、視聴覚会社、プリンター、旅行会社への連絡を開始します。マーケティング、登録、スポンサーシップ、バッジ、チェックイン、展示会ブース、ギフトバッグ、プログラムブック、およびWebサイトページの処理方法を決定します。リゾート、仕出し業者、ゴルフコース、旅行代理店などの外部ベンダーへの提案のリクエストを送信します。希望する仕入先リストとコストをまとめてください。
提案を書く
理事会または大会チームに大会の計画を示す文書を用意してください。組織の目標についての理解と、その目標をどのように達成するための計画を立てるかを含めてください。詳細な毎日のスケジュールでイベントの議題を提供します。完全な予算を提示してください。テーマ、場所、セミナーのトピック、講演者、社会活動を選択した理由を説明してください。あなたの研究に基づいてあなたの出席、費用および収入予測を正当化しなさい。
