時にはマンション協会の会議に秩序や規律を課すのは難しいことがあります。特に多額の費用やルールの変更が検討されている場合は、さまざまな見解に直面する可能性があり、今後の見通しについて実際の合意は得られていません。すべての人の意見を聞き、効果的に意思決定を下せるように、適切な会議手順を遵守することが重要です。また、コンドミニアム協会に関するあなたの州の規則を読み、あなたが集会の運営に関する法的手続きを遵守していることを確認するべきです。
すべての未解決の問題が解決されていることを確認するために、すべての理事会メンバーから討議のための議題項目を勧誘する。
前回の会議の議事録とともに、会議のかなり前に議題を書いて回覧する。あなたが効率的な配布を確実にするためにあなたがすべての所有者のEメールアドレスを持っているならば、それは最も効果的である場合があります。議題は、会議の時間と場所、そして議論される内容を明確にする必要があります。それは実質的な事業に関する明確に述べられた運動を含むべきです。
あなたが会議で適切な議事録を取るために秘書を持っていることを確認してください。このようにして、会議で承認された行動は適切に記録され実行されます。
社交のために会議の始めに短い時間を見込んで、コーヒーやその他の飲み物を用意してください。これは所有者が交わることを可能にし、より協力的で友好的な雰囲気を作り出す。
正式な事業が始まると宣言して、会議を催します。目の前のビジネスに進む前に、全員の注意を向けてください。
現状のまま、またはメンバーによって受け入れられている修正を加えて、前回の会議の議事録を承認する。
前回の会議以降に行われた行動を所有者に知らせるために必要な役員の報告をすべて提示する。
ビジネスの最初の項目に移動します申立てを述べ、議論を求めます。メンバーは、話す前に議長に承認されるべきです。このシステムは、特定のマンションの問題について感情が高まっている場合に起こる可能性がある、議論が非生産的な自由に解放されることがないようにします。
最初に述べられたように、または議論によって修正されたように、動きを動かし、そして投票してください。
先に進む前に、会議の秘書が動議の正確な表現と投票の結果を記録していることを確認してください。この動きはそれからその特定の問題に関する協会のその後の行動を導くでしょう。
このようにして各ビジネス項目を処理します。
