非常に多くの会社が彼らのために調子を整えるために受付係に頼ります、それでも彼らはその代わりに「プロの」スタッフに焦点を合わせてその特定の仕事の位置を満たすのに最短の時間を費やします。
特定の種類の人とは、クライアントに会い、挨拶し、電話に答えることを意味します。誰かについて言うのが悪いことを決して持っていない、フレンドリーで明るく、人々を喜ばせるのが大好きな従業員は、このポジションに最適です。
良い受付係は、特定の単語を強調しながら、ユニークな才能で電話に出ます。電話は顔に微笑み、反対側の人が何を言っているのかに対する真の関心で答えられるべきです。多くの場合、オフィスはボイスメールシステムに依存しています。それはラインの反対側で幸せで、友好的で、生きている声に負けるための確実な方法です。
あなたはあなたのクライアントを感動させ、彼または彼女のオフィスエリアに誇りを持って服を着せる受付係が必要です。
良い受付係が従業員への緩衝材となることは重要です。スタッフの誰かが非常に忙しい場合は、受付係がそれを知っておく必要があります。通知を受けた受付係は、正当な約束を否定することなく、従業員が不必要な最後の1分のドロップインを回避するのに役立ちます。
それが物議を醸していない限り、受付係がクライアントと話し合うのは適切です。あなたは、受付係の理念が会社全体を反映しているとあなたのクライアントが思ってはいけません。一般的な質問と話題の話題は問題ありません。
受付係はあなたのマーケティングチームの延長であるべきです。大切な日程を追跡し、あなたの顧客に知ってほしい情報を伝えますが、あなたの顧客に特別な気分にさせる方法でそれを与えることは贈り物であり、そして優秀な受付係はそれを持っています。
受付係は、会社のパンフレットがコーヒーテーブルにあることを確認し、コーヒーポットをいっぱいにして新鮮に保ち、キャンディーボウルを積み、クライアントが受付エリアをスムーズに移動できるようにします。
あなたが共同カレンダーを設定していないので受付係が予定された予定を見ることができるならば、それを実現するのは良い考えです。ネットワークに接続している場合は、これを簡単に実行できます。単にあなたのネットワークの受付係を許可してください。あなたの電子メールシステムがそれを許可していない場合は、インターネット上にカレンダーを設定し、受付係が知っておく必要のある予定をそのサイトに投稿するよう全員に依頼することができます。
