ガイドラインなしで従業員が購入できるようにすると、コストが増加し、利益率が低下する可能性があります。賢明な購買は、最良の価格で適切な数量と品質の商品を購入することから始まり、それから購買プロセスの監視を可能にする手順を作成します。予算を使用して標準的なレビュープロセスを確立することで、見過ごされる可能性がある価格構造を利用するための市場動向を明らかにすることができます。
準備
ビジネスが購入する必要があるすべての材料とアイテムを概説するリストを書きなさい。同様の項目をまとめて、各グループに適切な見出しを付けます。たとえば、ペン、リーガルパッド、コピー用紙などのアイテムはすべて、「事務用品」の見出しの下に入ります。コーヒー、紅茶、カップ、プラスチックスプーンはすべて「キッチン用品」の下にリストされているかもしれません。バインダー、DVD、DVDケースなどの項目は、「包装」の見出しの下に入る可能性があります。
サプライ品を購入する会社のすべての部門または地域を特定し、各地域から購入する品目のグループを文書化します。たとえば、マーケティング部門が「包装」および「事務用品」の見出しから購入しているとします。 「キッチン用品」を購入するのは管理スタッフだけかもしれませんが、「事務用品」も購入します。
出発点として会社の年間予算を使用して、各部門の購買予算を計画します。各部門の購入品に毎月の予算を設定します - これには最終承認のための各部門長の参加が含まれる場合があります。
会社名、住所、電話番号、連絡先、会社のアカウント番号などのベンダー情報を収集します。購入中の各商品を特定の1つ以上のベンダーにリンクします。優先する仕入先が在庫切れの場合は、バックアップ先の仕入先があるように、3項目ごとに仕入先リストを作成することをお勧めします。複数の仕入先を購入することで、注文の遅れを防ぐことができます。これは、納期を守るために部品またはその他の品目を適時に注文および受領する必要があるビジネスでは特に重要です。
価格割引を交渉し、特別注文を管理するためにベンダーとの関係を確立します。仕入先企業内の指定された営業担当者は、緊急注文や短い製造時間に対応して迅速化することができます。
手続きを書く
購入するときに従うために各部門のためのステップバイステップのプロセスを書きなさい。購入の要求、承認、注文、受信、配達、支払いの方法について検討します。さまざまなレベルの従業員およびスタッフの購買上限の設定を検討してください。アドホック購入、支払いオプション、および他の部門からの対応が必要な購入の手順を含めます。たとえば、管理部門が新しいコンピュータを購入するには、ケーブル、モデム、ルーターなどのインストール品目を購入するためのIT部門の関与と入力が必要になります。
購買プロセスで事務処理を管理するためのステップバイステップのプロセスを策定します。ビジネスのニーズに応じて、紙ベースのプロセスではなく電子購入プロセスが必要になる場合があります。
各購入に必要なフォームを設計するか、事務用品販売会社から標準契約書を購入します。フォームには、承認の余地のある購入依頼フォーム、仕入先に送信する注文フォーム、メイン倉庫で品目を受け取るフォーム、および要求している部門への配達を認識するフォームが含まれます。
苦情や説明責任の管理、サプライヤとの関係や割引構造の見直し、購買予算の監視、購買プロセスの見直しと改善のためのプロセスを設計する。体系的な方法でアプローチすれば、購買プロセスを微調整したり修正したりすることで、より良い収益を得ることができます。四半期および年1回のレビューで、会社の収益をさらに増やすことができます。
フォローするスタッフのためのステップバイステップガイドの概要を説明した購買手順書を作成します。マニュアルには、各スタッフが要求、承認の取得、および発注のために従う必要がある明確な手順が記載されている必要があります。また、プロセスを管理し、購入を承認する権限のある人、承認済みのベンダリスト、およびフォームの物理的な場所または会社のコンピュータネットワーク内の場所を示すフォームリストも特定する必要があります。
